Archive for category Uncategorized

“Implementing and Managing eGovernment” By: Richard Heeks

Bab 11 Sistem E-Government Konstruksi, Implementasi, dan Seterusnya

Setelah desain untuk usulan baru dari sistem e-government telah disepakati, siklus pengembangan dapat dilanjutkan ke tahap yang benar-benar membangun sistem baru dengan implementasinya, diantaranya:

  1. Memperoleh teknologi baru yang diperlukan
  2. Melakukan perancangan sistem terperinci
  3. Membangun e sistem-government baru
  4. Menguji dan mendokumentasikan sistem

11.1 Pengadaan Untuk Sistem E-Government

            Teknologi pada saat ini memang perlu diperoleh dengan adanya TI yang mendukung untuk membentuk dasar dari sistem e-government ini. Waktu dari tahapan ini pun sangat bervariasi, dimana outsourcing atau konsultasi yang digunakan untuk mengembangkan sistem e-government, pengadaannya akan menjadi layanan daripada produk-produk yang ada, dan kemungkinan akan mendahului beberapa aspek analisis dan desain.

Menetapkan Kriteria Penerimaan

Kriteria penerimaan dimulai dari persyaratan teknologi yang seperti apa yang dapat diterima. Semua persyaratan diberikan secara sama rata, namun ada beberapa orang yang dapat menjadi prioritas apabila pertimbangan yang diajukan sebelumnya rasional. Misalnya, persyaratan terdiri dari 3 kriteria yaitu wajib, penting, dan diinginkan. Secara rasional, manajer harus memprioritaskan fitur yang dibutuhkan pengguna dibandingkan fitur yang mereka inginkan. Daftar kriteria yang telah disusun mungkin dimodifikasi kembali atau justru diabaikan pada pelaksanaannya. Hal tersebut merupakan celah yang bisa terjadi antara rasionalitas dari proses pengembangan sistem dengan realitas dari fungsi agensi publik.

Proses Pengadaan

Beberapa daftar yang perlu dilengkapi mengenai pengadaan diantaranya:

  1. Persyaratan desain informasi sebelumnya,
  2. Persyaratan desain teknologi sebelumnya,
  3. Persyaratan umum yang muncul dari pertanyaan yang tercantum dalam lampiran.

Daftar persyaratan tersebut dapat digunakan sebagai dasar untuk melihat minat atau permintaan untuk proposal yang akan diterbitkan kepada publik atau dikirim ke pemasok yang telah ditentukan sebelumnya. Dalam kondisi tertentu, pemasok mungkin akan diminta untuk memberikan harga penawaran. Mungkin juga pada suatu kondisi ketika teknologi yang sama akan didapatkan melalui pemasok yang berbeda. Setiap kontrak dan negosiasi harga harus diselesaikan agar pemasok yang dipilih dapat disetujui, lalu setelah disetujui makan akan ada kontrak yang ditandatangani.

Elemen Kontrak E-Government

  • persyaratan: rincian lebih lengkap dari barang atau jasa tertentu yang akan disediakan, seperti dukungan teknis atau pelatihan, dengan persyaratan kinerja apapun;
  • penerimaan: standar dan prosedur untuk memeriksa dan menerima barang atau jasa diproduksi;
  • pelaporan: mekanisme dan jadwal pelaporan kemajuan kontrak;
  • pembayaran: pengaturan faktur, pembayaran dan perpajakan; ditambah diskon yang tersedia untuk pembayaran massal atau awal;
  • catatan dan audit: kualitas / sifat catatan yang harus disimpan oleh kontraktor dan dibuat tersedia untuk audit; pemeliharaan dan garansi: tanggung jawab kontraktor untuk memelihara perangkat keras / perangkat lunak yang disediakan; kepemilikan: hak kepemilikan atas perangkat lunak / sistem yang akan dikembangkan;
  • kolusi / benturan kepentingan: perilaku yang benar terhadap orang lain yang terlibat termasuk pegawai negeri dan pesaing;
  • amandemen: berarti untuk amandemen klausul kontrak; default dan pemulihan: sarana yang menjadi masalah kontrak ditangani, termasuk hukuman yang harus dikenakan;
  • penghentian: kondisi penghentian karena kenyamanan atau sebab (karena kinerja yang tidak memadai);
  • asuransi: tutup untuk dipertahankan oleh kontraktor;
  • ganti rugi: dari instansi pemerintah terhadap kewajiban yang timbul dari kontraktor tindakan ini juga mencakup pelanggaran paten, hak cipta dan merek dagang; force majeure: pembebasan kewajiban;
  • kepatuhan hukum: yurisdiksi hukum yang mencakup kontrak, ditambah undang-undang tertentu yang harus dipatuhi, seperti kesempatan yang sama.

11.2 Konstruksi Final dari Sistem e-Government

Pembangunan akhir dari sistem e-government ini meliputi beberapa langkah dibawah ini:

  1. Instalasi Sistem
  1. Desain Sistem Terperinci
  1. Pengujian Sistem
  1. Dokumentasi Sistem

Terdapat tiga tipe dokumentasi sistem, diantaranya:

– Dokumentasi Proyek secara keseluruhan

– Dokumentasi desain sistem

– Dokumentasi operasi sistem

11.3 Pendahuluan dari Sitem e-Government

Pelatihan Operasional

Pelatihan e-government bisa direncanakan dengan menjawab serangkaian pertanyaan. Seperti banyak tahapan lainnya di pengembangan sistem, hal ini mengasumsikan beberapa tingkat rasionalitas dari organisasi yang bersangkutan. Pelatihan diberikan secara sukarela. Staf yang dikirim untuk melakukan pelatihan mungkin akan memilih sendiri atau dipilih atas dasar ‘giliran’ bukan berdasarkan kebutuhan pelatihan. Mengembangkan dana untuk pelatihan implementasi e-government merupakan bagian penting untuk mengatasi hambatan ini.

Metode Handover

Pada poin ini, teknologi baru, proses kerja baru, struktur baru dan sebagainya akan diperkenalkan ke dalam organisasi sektor publik. Dalam beberapa kasus, sistem e-government hanya menambahkan saluran tambahan. Namun, dalam kasus lain, sistem informasi baru ini mengambil alih dari sistem-sitem lama yang sudah ada sebelumnya. Terdapat lima metode untuk beralih dari sistem yang lama ke sistem yang baru, diantaranya:

  1. Pendekatan Paralel
  2. Pendekatan Volume secara Bertahap
  3. Pendekatan Fungsional
  4. Pendekatan Pilot
  5. Pendekatan Big Bang

Konversi Data

            Hal ini melibatkan pengubahan data sistem lama sehingga dapat menggunakan sistem yang baru. Hal ini mungkin memakan waktu untuk memindai ataupun mengetik dalam catatan manual. Tapi secara keseluruhan, skala waktu untuk proyek ini jauh lebih lama. Oleh karena itu, membutuhkan waktu lebih dari tiga tahun untuk mendigitalkan data yang mendasarinya yaitu lebih dari 1,5 juta catatan database.

11.4 Tugas Post-Implementasi

Pemasaran dan Dukungan

Pemasaran e-government bisa menggunakan banyak pedoman yang sama seperti bentuk pemasaran pada umumnya, yaitu:

  • Mempublikasikan pesan sederhana agar bisa meningkatkan kesadaran melalui segala bentuk iklan mulai dari cetak, radio, ataupun website.
  • Melaksanakan pemasaran yang ditargetkan melalui surat langsung, atau call center pemasaran ke kelompok tertentu.
  • Menggunakan metode mulut ke mulut untuk terus menjual sistem.
  • Menjual manfaat bukan fitur.

Konten yang harus ada dalam pemasaran terdiri dari tiga isu utama untuk membentuk pandangan pengguna terhadap e-government, diantaranya (diadaptasi dari Chaffey, 2002):

  • Biaya, pengguna harus diyakinkan bahwa penggunaan biaya untuk mengakses sistem e-government ini rendah.
  • Nilai, pengguna harus diberi pemahaman mengenai nilai yang akan mereka dapat ketika menggunakan sistem e-government.
  • Kepercayaan, pengguna harus diyakinkan mengenai masalah keamanan dan privasi

Upgrade

Produsen dari teknologi merasakan kebutuhan dari para pengguna dari waktu ke waktu akan terus berubah sehingga diperlukan adanya upgrade terhadap sistem e-government. Upgrade seperti ini mungkin diperlukan dalam jangka waktu beberapa bulan atau beberapa tahun.

  • Kriteria Evaluasi Hasil untuk Proyek e-Government

Dewan Penasihat Antar Pemerintah AS telah mengidentifikasi hal-hal berikut yang mungkin terjadi diluar kriteria yang dapat digunakan untuk evaluasi proyek e-government (IAB, 2003):

  • Keuangan: mengurangi biaya atau meningkatkan pendapatan;
  • Ekonomi: meningkatkan pendapatan usaha atau daerah;
  • Proses: mengkonsolidasikan dan mengintegrasikan sistem untuk menghasilkan efisiensi yang lebih besar dan efektivitas;
  • Masyarakat: meningkatkan transparansi dan akuntabilitas pemerintah;
  • Layanan: memberikan layanan yang lebih efisien atau lebih efektif kepada warga negara.

“Implementing and Managing eGovernment” By: Richard Heeks

Bab 9 Perancangan Sistem eGovernment Baru

Terlalu banyak sistem e-government yang dirancang dari perspektif yang keras, yaitu memfokuskan desain pada teknologi, data yang ditangani, dan hanya proses sektor publik yang terkait (Parrado, 2002; Riley, 2002). Namun, pendekatan yang keras sering berakhir dengan kegagalan karena mengabaikan faktor manusiawi dan politis yang memiliki dampak kritis pada proyek e-government. Pendekatan yang sukses terhadap desain e-government karenanya harus menjadi pendekatan hibrida: yang mencakup elemen keras dan lunak, dengan kata lain, semua dimensi ITPOSMO sudah diuraikan. Oleh karena itu, bab ini akan membahas enam dimensi utama perubahan dalam lima judul desain keseluruhan:

  • Tujuan;
  • Informasi;
  • Teknologi;
  • Proses; dan
  • Sistem manusia (kepegawaian, ketrampilan dan manajemen).

Menetapkan Tujuan

Perancangan dan pengembangan sistem e-government baru memerlukan beberapa kerangka panduan. Dengan memperhitungkan kerangka kendala dan perubahan di masa depan, hal ini dapat didasarkan pada pernyataan masalah sebelumnya, pernyataan rasional proyek, analisis masalah dan penetapan tujuan pribadi. Tujuan sering dinyatakan dalam hal manfaat yang dicari dari sistem e-government baru yang diusulkan, dan mungkin merupakan cerminan dari semua masalah yang teridentifikasi. Tujuan untuk sistem e-procurement, misalnya, dapat mencakup:

  • Untuk mengurangi waktu yang dibutuhkan dalam pengadaan barang dan jasa;
  • Untuk meningkatkan ketepatan pemesanan dan pembayaran; dan
  • Untuk meningkatkan motivasi pembelian bagian staf.

Desain Informasi

Seharusnya tidak diasumsikan bahwa informasi yang diberikan oleh sistem informasi yang ada memenuhi kebutuhan saat ini. Data dapat disebarluaskan ke klien, walaupun data tersebut tidak bernilai baik oleh klien atau agensi publik. Demikian pula, mungkin ada informasi yang ingin diakses oleh pemangku kepentingan, namun tidak diciptakan. Beberapa analisis kebutuhan informasi itu sering sesuai. Ini bisa menjadi momen untuk meninjau dan merasionalisasi struktur data sistem e-government. Teknik seperti ‘normalisasi’ dapat digunakan untuk mengurangi struktur data ke bentuk yang paling efisien dengan menghapus semua redundansi data.

Desain Teknologi

Audit sistem informasi seharusnya menyediakan informasi mengenai tren, standar, dan teknologi terkini yang tersedia untuk klien dan organisasi saudara, dari mana pilihan mengenai desain dapat ditarik. Pemasok potensial dapat diedarkan dengan rincian persyaratan umum untuk menghasilkan ungkapan minat awal dan garis besar gagasan tentang kemungkinan desain teknologi. Semua ini mengasumsikan bahwa alternatif mungkin dilakukan dengan menganalisis kendala sebelumnya yang telah diidentifikasi bahwa mereka tidak, misalnya di mana satu pemangku kepentingan menerapkan solusi tertentu. Kadang-kadang ini bisa menjadi kasus di mana seorang pejabat senior menjadi yakin, melalui ketidaktahuan, persuasi penasihat eksternal dan keinginan untuk mengesankan orang lain, bahwa organisasi tersebut memerlukan teknologi mutakhir. Dalam kasus seperti itu, mungkin ada sedikit ruang untuk manuver pada desain teknologi dan memungkinkan kegagalan teknis yang tinggi. Mungkin juga ada kendala keuangan yang membatasi pilihan yang ada. Pada desain teknologi, terdapat dua desain yang dapat digunakan, yaitu desain perangkat lunak dan desain perangkat keras.

Proses Desain

Ada dua kelompok tugas yang membentuk proses kunci e-government, dan tentang keputusan mana yang harus dibuat dalam proyek e-government:

  • Tugas sistem informasi inti. Paling sedikit beberapa tugas yang dibutuhkan akan berbeda dengan ‘realitas saat ini’ karena adanya perpindahan dari sistem informasi lama ke sistem informasi baru dalam pengembangan e-government.
  • Tugas sistem yang lebih luas. Tugas-tugas ini akan ditempatkan di suatu tempat pada kontinum yang didesain ulang dan direkayasa ulang.

Setiap rangkaian tugas yang dirancang harus menjadi rangkaian ideal teoritis (setidaknya dalam batasan yang ada) yang diperlukan untuk setiap aktivitas:

  • Dapatkan / masukan, tugas-tugas yang diperlukan untuk mendapatkan data ke dalam sistem e-government yang diusulkan, termasuk kontrol aplikasi.
  • Pengolahan tugas yang diperlukan untuk mengubah data input menjadi informasi output.
  • Penyimpanan, tugas yang dibutuhkan untuk menyimpan dan mengambil data.
  • Keluaran, tugas yang dibutuhkan untuk mengekstrak informasi dari sistem.
  • Komunikasi, tugas yang dibutuhkan untuk mengkomunikasikan data.

Desain Sistem Manusia

Desain dimulai dengan meninjau kembali apa yang harus dilakukan, dan mengubahnya menjadi bagaimana hal itu harus dilakukan. Titik awal ini akan menjadi spesifikasi tugas dengan pertimbangan tanggung jawab keseluruhan yang diperlukan agar berhasil mengoperasikan dan menggunakan sistem e-government yang baru, berdasarkan pada disain teknologi dan proses. Hal ini kemudian dapat dikembangkan menjadi seperangkat spesifikasi keterampilan, pengetahuan dan sikap yang dibutuhkan agar berhasil menyelesaikan tugas yang dipersyaratkan.

Beberapa tugas ini mungkin melibatkan klien eksternal, dan pertanyaan yang kemudian dapat diajukan mengenai kecocokan persyaratan kompetensi dengan kompetensi yang ada di dalam populasi klien. Dimana tugas melibatkan staf internal, masalah desain dan spesifikasi pekerjaan selanjutnya akan dibahas. Tugas generik dan persyaratan kompetensi yang baru saja dijelaskan merupakan masukan untuk desain sistem manusia. Namun, ada faktor lain yang akan mempengaruhi jawaban atas pertanyaan desain utama, yaitu:

  • Motivasi individu; dan
  • Faktor konsektual

Mengevaluasi Proposal dan Desain Alternatif

Ada tiga kemungkinan hasil utama dari proses perancangan:

  • Kendala yang sudah ada sebelumnya akan menentukan bahwa hanya mungkin untuk melanjutkan satu rangkaian desain e-government, dan pengembangan sistem yang bergerak langsung ke tahap berikutnya.
  • Untuk alasan apapun, proses perancangan hanya menghasilkan satu set desain e-government, namun keputusan ‘maju atau tidak maju’ masih diperlukan untuk menentukan apakah pengembangan sistem harus dilanjutkan atau tidak.
  • Proses perancangan menghasilkan lebih dari satu set desain e-government, dari mana pilihan harus dibuat tentang desain mana yang terbaik.

“Implementing and Managing eGovernment” By: Richard Heeks

Bab 7 Siklus Hidup Sistem dan Sistem E-Government

Bagian ini secara keseluruhan melihat bagaimana sistem e-government baru dikembangkan. Metode yang tak terhitung banyaknya untuk pengembangan sistem ini telah diciptakan dengan varians di sini, namun semuanya sesuai dengan empat tahap int, diantaranya:

  • Analisis

Apa yang sedang terjadi, dan apakah sistem e-government baru dibutuhkan saat ini;

  • Desain

Komponen yang baru untuk sistem e-government;

  • Konstruksi

Sistem e-government yang baru;

  • Pelaksanaan

Dari sistem e-government yang baru.

Setiap proyek sistem e-government berusaha menciptakan sebuah sitausi baru yang berbeda dari saat ini. Semakin besar perbedaan antara situasi baru dan saat ini, semakin besar tingkat perubahan yang dibutuhkan dan semakin besar kemungkinan kegagalan sistem. Dengan suksesnya sistem e-government yang berhasil akan menjadi sistem yang memerlukan tingkat perubahan yang dapat diatur. Garis besar metode yang disajikan pada Bagian ini dapat digambarkan sebagai seperangkat lima tahap, diantaranya:

  1. Penilaian Proyek. Mengidentifikasi kemungkinan pada proyek e-government, menguraikan parameter proyek dasar pada sistem e-government, dan menilai apakah akan melanjutkan proyek atau tidak.
  2. Analisis Realitas Saat Ini. Deskripsi dan analisis dari tujuh dimensi ITPOSMO sebagaimana adanya dalam situasi organisasi saat ini.
  3. Desain situasi baru yang diusulkan. Menetapkan tujuan untuk sistem e-government baru yang diusulkan, dan kemudian menjelaskan secara umum bagaimana tujuh dimensi ITPOSMO harus berbeda untuk sistem yang baru untuk memenuhi tujuan ini. Pilihan yang berbeda untuk sistem baru dapat dievaluasi pada saat ini.
  4. Konstruksi sistem. Mendapatkan teknologi baru; melakukan perancangan detil dari sistem yang baru; lalu membangunnya, mengujinya dan mendokumentasikannya.
  5. Implementasi dan seterusnya. Melatih pengguna untuk menggunakan sistem yang baru; mengubah data ke format baru; memperkenalkan sistem baru; memantau dan mengevaluasi kinerja dan konteksnya; kemudian melakukan pemeliharaan sistem yang diperlukan

Dalam memikirkan dan mendiskusikan proyek e-government yang potensial, ada gunanya memiliki satu pernyataan yang merangkum proyek tersebut. Pernyataan semacam itu perlu diringkas untuk membuatnya dapat digunakan, namun cukup komprehensif untuk memasukkan aspek penting proyek. Untuk membantu proses ini, daftar periksa CATWOE dapat digunakan sebagai pengingat komponen sistem utama (Bell and Wood-Harper, 2003).

  • Seperti yang diidentifikasi dalam analisis pemangku kepentingan.
  • Operator diidentifikasi berdasarkan analisis pemangku kepentingan
  • Apa aplikasi e-government sebenarnya dimaksudkan untuk dilakukan atau dicapai setiap hari dengan cara mengubah masukan menjadi keluaran. Hal ini dapat dinyatakan dalam bentuk transaksi yang didukung, atau konversi data menjadi informasi.
  • Pandangan atau asumsi yang membuat aplikasi e-government relevan atau penting; dapat diambil di sini untuk mewakili alasan utama di balik pengenalan sistem yang baru.
  • Orang yang memiliki cukup kekuatan untuk menyebabkan aplikasi e-government tidak lagi ada. Bisa jadi sponsor atau pemiliknya diidentifikasi berdasarkan analisis pemangku kepentingan.
  • Lingkungan Hidup. Bagian penting dari dunia yang lebih luas yang akan memberlakukan kondisi atau batasan pada aplikasi e-government; dapat mencakup perubahan lingkungan di masa depan.

“Implementing and Managing eGovernment” By: Richard Heeks

Bab 5 Inti Masalah Manajemen Untuk E-Government

Bab ini membahas masalah inti yang dimiliki manajer di sektor publik, selalu dihadapkan pada:

  • posisi (lokasi fungsi TI dalam organisasi sektor publik);
  • orang (rekrutmen dan retensi staf terlibat dengan e-government);
  • kekayaan (berurusan dengan aspek keuangan e-government);
  • proyek (cara di mana e-government proyek dikelola);
  • politik (peran kekuatan organisasi dan politik dalam e-government).
  1. Posisi

Lokasi Desentralisasi

Yang paling ekstrem, tanggung jawabnya e-government yang mungkin begitu terdesentralisasi, tidak ada struktur organisasi TI, staf atau anggaran, semuanya diserahkan kepada individu staf. Salah satu tahap dari ini adalah situasi dimana salah satu anggota staf di setiap bagian diidentifikasi sebagai komputer. Sambil terus tampil berperan sebagai manajerial atau klerus yang biasa mereka lakukan secara informal untuk mengambil peran pendukung TI. Satu tahap lebih lanjut, beberapa atau semua organisasi departemen memiliki staf TI mereka sendiri atau unit TI dan departemen tertentu. Anggaran sumber daya TI ini terfokus pada melayani kebutuhan departemen individu.

Lokasi Centralisasi

Di sisi lain bahwa TI itu terpusat satuan. Unit tersebut biasanya didanai dari sebuah anggaran pusat mereka secara alami lebih besar daripada rekan terdesentralisasi mereka. Oleh karena itu, mereka dapat dibagi secara internal menjadi sebuah jumlah sub unit yang mencakup specialisms seperti operasi komputer dan jaringan, pengembangan sistem, pengelolaan data, dan perencanaan strategis.

Lokasi unit TI di dalam keseluruhan struktur organisasi mencerminkan sikap terhadap e-government dalam organisasi, dan juga sebagian menentukan unit apa yang dapat dan tidak dapat dicapai dalam organisasi. Lokasi unit menambahkan struktur pelaporan, keterlibatan manajer senior dalam masalah e-government, dan ukuran anggaran TI semua yang mengirim pesan ke seluruh organisasi tentang e-government. Oleh karena itu, lokasi unit TI cenderung berubah dari waktu ke waktu.

 

  1. Orang

Teknologi penting bagi e-government sistem. Tetapi orang lebih penting. Oleh karena itu, manajer e-government harus mengorbankan sebagian besar waktu mereka untuk berurusan dengan orang-orang yang terkait dengan masalah. Sejumlah masalah ini diselidiki di bawah ini, tapi kita mulai dengan pengertian kebutuhan orang-orang yang baru aplikasi e-government dibuat.

Perencanaan, pengembangan dan operasi dari sistem e-government yang baru cenderung membutuhkan kompetensi baru, dengan demikian menciptakan kesenjangan antara kompetensi staf saat ini memegang dan mereka yang mereka butuhkan. Kompetensi dapat dipahami dalam hubungan ke tiga domain (Mundy et al., 2001):

  • Keterampilan: Semua tahapan dan teknik pengembangan sistem dan operasi membutuhkan keterampilan untuk memasukkan mereka ke dalam praktek. Organisasi mungkin menemukan celah keterampilan dalam segala hal dari bercak kesempatan untuk e-government dengan sistem yang baru, untuk menganalisis penggunaan informasi saat ini, untuk memproses desain ulang ke perangkat lunak pemrograman, untuk instalasi sistem dan menggunaaannya. Selain itu, terdapat “meta-level” persyaratan keterampilan pengembangan terkait untuk memproyeksikan dan mengubah manajemen, komunikasi dan negosiasi, masalah pemecahan, dan sebagainya.
  • Pengetahuan: pengembangan sistem e-government dan operasi membutuhkan pengetahuan. Oleh karena itu, organisasi dapat menemukan kesenjangan pengetahuan dimana staf tidak tahu tentang metode pengembangan sistem, atau tentang sifat dan peran informasi dan sistem informasi, atau tentang sistem dan proses organisasi, atau sekitar dasar-dasar TI, atau tentang pilihan desain yang bisa diterapkan pada e-government pada sistem yang baru, atau tentang mengapa sistem yang baru harus dioperasikan dengan cara tertentu.
  • Sikap: dimana pemangku kepentingan berbeda memiliki sikap yang berbeda dengan sistem e-government yang baru, yang disebut dengan ‘gap sikap’. Dalam hal ini mencerminkan nilai dan tujuan yang berbeda dari berbagai pemangku kepentingan.

Dampak defisiensi kompetensi adalah sebuah tema berkelanjutan dalam e-government, dengan kurangnya kompetensi yang muncul secara virtual setiap daftar tantangan dan kendala. Itu Kelangkaan kompetensi adalah rem utama penyebaran e-government dan major penyebab penundaan dan kegagalan sistem.

Manajer publik menghadapi dua pilihan utama dalam mengisi kesenjangan kompetensi ini untuk menciptakan sistem e-government yang baru. Mereka bisa melatih staf yang ada, atau mereka bisa merekrut staf baru. Masing-masing ini sekarang akan dibahas.

  1. Kekayaan

Uang banyak berkontribusi di proyek e-government. Misalnya, e-government mempunyai batasan-batasan publik dalam prosedur kerja, hal ini untuk penganggaran sector publik. Terkait dengan hal ini, e-government juga harus bekerja di dalam batasan-batasan keuangan yang tersedia. Jika memang e-government menjadi hal yang berkelanjutan, maka biaya seumur hidup apapun dalam sistem e-government harus kurang dari atau sama dengan sumber keuangan yang tersedia. Mengubah realitas keuangan yang tersedia tidak mudah, tapi pendekatan hibrida berhasil untuk membiayai dan menggabungkan ide sektor swasta dengan nilai sektor publik.

Lebih banyak keuangan dalam internal dapat diarahkan menuju e-government jika senior manajer bisa dibujuk. Tetapi sumber seperti itu cenderung menjadi relatif terbatas. Demikian juga, melakukan praktik penjualan informasi publik di Indonesia untuk mengumpulkan dana: hibrida publik-swasta, sering kali berjalan menjadi ranjau privasi dan masalah dalam hukum. Pendekatan jangka panjang berfokus pada pengembangan sistem e-government yang dimaksimalisasi terhadap pendapatan yang ada (Eggers, 2003). Di Pemerintah negara bagian Massachusetts, misalnya, investasi dilakukan di sejumlah negara bagian yang melakukan penagihan dan piutang sistem dagang. Diantaranya, pemerintah berhenti membayar seseorang yang berhutang uang. Secara keseluruhan, tagihan tambahan sebesar US $ 10-20 juta dihasilkan per tahun. Hal ini dimaksudkan untuk merilis tambahan dana untuk investasi di proyek e-government.

Keuangan eksternal dari pemerintah pusat atau inisiatif lembaga internasional sulit melakukan kontrol dan kadang siklus yang datang dan masuk membuatnya sulit sistem e-government dalam merencanakan sistem yang berkelanjutan. Meski begitu, dana yang terpusat untuk mendukung inisiatif e-government yang ada di sejumlah wilayah dan negara meningkat; dari US $ ratusan juta yang tersedia di Inggris, misalnya, untuk menciptakan banyak dana di AS.

Dimana peraturan mengizinkan, beberapa publik organisasi sektor mengadopsi pendekatan hibrida publik-swasta dengan beralih ke sumber pribadi keuangan sektoral. Beberapa publik agensi, misalnya, bisa mengambil pinjaman dari lembaga keuangan swasta, yang bisa digunakan untuk mendanai e-government. Kasus lainnya, keuangan terdepan berasal dari sektor swasta, yang dilunasi oleh pemerintah melalui tingkat tahunan atau layanan biaya. Inilah salah satu unsur kontroversial Inggris dalam pendekatan Inisiatif Keuangan Swasta ke e-government, dan juga digunakan untuk layanan elektronik satu atap dalam pengiriman Hong Kong portal: “Operator sektor swasta bertanggung jawab untuk mengembangkan, membiayai, mengoperasikan dan memelihara sistem, serta pemerintah mulai membayar transaksi biaya ke operator setelah volume transaksinya diakumulasikan dan mencapai tingkat yang telah disepakati sebelumnya” (UNDESA, 2003a: 38).

  1. Proyek

Masalah manajemen utama untuk proyek e-government seharusnya menjadi tantangan dalam kategori kegagalan dan tingkat kegagalan. Di sini kita hanya akan mencatat satu lagi kegagalan parsial dengan masalah tipikal proyek yang lebih menjanjikan dan kurang tepat waktu dalam mengirim anggaran dan fungsionalitas. AS Federal Otorisasi Lanjutan Sistem Otoritas Penerbangan terletak di jantung rencananya yang memodernisasi sistem kontrol lalu lintas udara. Ketika pertama kali dikontrak pada tahun 1988 (mengambil hanya tujuh tahun untuk melewati proses kontrak), itu akan dilaksanakan pada bulan Juli 1992 yang di biaya sebesar US $ 3,5 miliar (Wolfe, 2001). Pada tahun 1990-an, banyak yang telah dihabiskan, namun bagian dari AS Federal Otorisasi Lanjtan Sistem Otoritas Penerbangan telah dibatalkan, dan komponen inti belum terkirim. Pada saat penulisan, cerita berlanjut. AS Federal Otorisasi Lanjutan Sistem Otoritas Penerbangan mengambil hanya satu bagian dari rencana aslinya. Terminal Standar Sistem Penggantian Otomasi AS Studi Kantor Akuntan Umum menemukan telah dua kali lipat biaya yang dikeluarkan menjadi sekitar US $ 2 miliar selama tujuh tahun kebelakang (Mosquera, 2004).

Dampak ini banyak menghasilkan kegagalan sehingga menjadi aliran analisis dan laporan. Hal tersebut banyak berasal dari kantor audit / pengawas keuangan dan semakin meningkat ciri orang tua yang lelah menghukum anak-anak yang patuh karena gagal lagi mengikuti peraturan rumah. Aturan rumah ini biasanya diulangi dalam setiap laporan. Setiap proyek yang gagal (setidaknya yang tidak dibungkam) menghasilkan laporan yang sangat mirip dengan analisis yang terlalu sedikit, mengapa manajer proyek publik tidak akan atau tidak dapat menggunakan rekomendasi laporan, dan terlalu banyak desakan kosong untuk berperilaku lebih baik di lain waktu.

Mengapa sektor publik begitu buruk memikirkan ‘cara lain’? Sebagian karena, seperti terus menabrak ke dalam kegagalan proyek sehingga sering tidak ada waktu untuk melangkah mundur dan berpikir. Tetapi juga karena manajemen proyek mendiami garis depan dalam pertempuran antara rasional dan perilaku, antara keras dan lembut.

  1. Politik

Kenapa harus ada begitu banyak politisi disekitar e-government? Singkatnya, karena dua pra-kondisi berpolitik terpenuhi. Pertama, ada kelompok saling tergantung yang memiliki tujuan dan nilai yang berbeda. Hal ini adalah jelas kasusnya di organisasi sektor publik. “Saling tergantung tapi berbeda” perspektif ini berlaku untuk perpecahan formal fungsional di dalam badan publik, dan juga berlaku terutama untuk sistem e-government.

Kedua, ada yang penting, tetapi sulitnya sumber daya yang terlibat. Peled (2000b: 47) menjelaskan bagaimana ini berlaku untuk e-government:

Pertama, informasi yang terkandung di dalam computer sering menentukan organisasi mana faksi yang akan mendapatkan atau kehilangan kekuatan relatif terhadap orang lain. Kedua, infrastruktur komputasi yang mahal dan karena itu mereka yang mengendalikannya sebagian besar dari investasi modal organisasi. Akhirnya, banyak orang memandangnya yang terlibat dalam komputer untuk menjadi maju, canggih, dan profesional.

Kekuatan dan Pengaruh

Apa arti “organisasi politik”? Kita bisa membaginya menjadi dua faktor yang terkait yaitu kekuasaan dan pengaruh:

Pengaruh adalah proses dimana A berusaha memodifikasi sikap atau perilaku B. Kekuasaan adalah apa yang memungkinkan dia melakukan hal tersebut kepada orang lain. Jika kita ingin memahami organisasi kita harus memahami sifat kekuasaan dan pengaruhnya. Karena yang mereka maksud adalah orang-orang yang terdapat di organisasi yang memiliki kerja sama untuk mencapai tujuan tersebut. (Handy, 1992: 123)

Analisis sistem e-government dari sebuah kekuasaan dan pengaruh / perspektif politik pribadi sedikit berbeda. Namun isu ini jelas penting bagi manajemen dari sistem tersebut. Semua ide yang bagus di tempat lain dalam buku ini tentang menyeimbangkan pusat dan lokal, pada praktik terbaik untuk staf rekrutmen / retensi, tentang metode untuk implementasi e-government, pada kualitas yang dibutuhkan untuk pemimpin e-government dan sebagian besar tidak relevan dengan aktor individual manapun kecuali jika mereka memiliki kekuatan dan pengaruh gagasan untuk memahami isu ini selanjutnya.

Kekuasaan sangat sulit didefinisikan: “kami bisa katakan tentang kekuatan secara umum saja apa yang St. Agustinus katakan waktu itu, bahwa kita semua tahu betul apa itu kekuatan” (Bierstedt, 1950: 750, dikutip dalam Bannister, 2003). Satu pendekatan definisi mengidentifikasi berbagai jenis kekuasaan (dari Buchanan dan Huczynski, 2004, dengan adaptasi dari Blair dan Meadows, 1996 dan Mullins, 2002):

  • Reward power: Kemampuan untuk mendistribusikan menghargai sumber daya dengan memberi imbalan. Imbalan seperti itu bisa termasuk promosi, uang, pujian, ruang kantor, informasi, dan sebagainya.
  • Kekuatan koersif: Kemampuan untuk menghukum. Hal ini berasal dari kemampuan untuk menghasut baik hukuman formal maupun informal. Hal ini juga bisa dikaitkan dengan “kekuatan negatif” untuk mencegah sesuatu yang tidak diinginkan terjadi, yang merupakan bentuk hukuman. Ini adalah ancaman hukuman dan bukan hukuman itu sendiri yang digunakan dalam banyak kasus.
  • Kekuatan yang sah: Kekuatan yang datang dari posisi resmi seseorang dalam sebuah organisasi. Seringkali kekuasaan berhubungan dengan penghargaan, hukuman, informasi (yaitu komponen lainnya dari kekuasaan) yang pergi dengan posisi / peran formal. Hal ini juga berkaitan dengan kekuatan simbolis suatu peran dan hak dalam posisi untuk mengakses yang lain, mengambil keputusan, dan membuat dan menerapkan peraturan.
  • Tenaga ahli: kekuatan yang berasal dari keahlian yang diakui dan dihargai oleh orang lain. Hal ini sebagian berkaitan dengan jalur yang sebenarnya tentang catatan tindakan yang disarankan. Namun, itu juga terkait dengan citra, untuk membuat diri tampak ahli.
  • Kekuatan pribadi: kemampuan untuk mempengaruhi orang lain karena karakteristik pribadi seseorang. Hal ini berkaitan dengan kisaran atau seringkali sulit untuk mendefinisikan faktor-faktor yang termasuk karisma, kepercayaan diri, empati dan kompetensi. Sama seperti dengan keahlian, hal ini berhubungan dengan proyeksi ke kepemilikan suatu karakteristik.

Teknik memengaruhi

Saat sistem e-government sedang berjalan, semua pemangku kepentingan akan terlibat memiliki basis kekuatan yang dijelaskan di atas campuran yang berbeda, lebih besar atau lebih kecil luapannya. Cara mereka berusaha menggunakan kekuatan mereka untuk mengubah jalannya pendahuluan melalui berbagai Teknik pengaruh (diadaptasi dari Buchanan dan Huczynski (2004: 840-1) sebagian mengutip Kipnis dkk. (1984)):

  • Alasan: “Bergantung pada presentasi dari data dan informasi sebagai dasar untuk argument yang logis untuk mendukung sebuah permintaan”. Alasan biasanya menjadi pilihan pertama untuk mempengaruhi atasan atau bawahan, dan sering berhubungan dengan basis ahli atau kekuatan informasi.
  • Keramahan: “Tergantung pada pengaruh berpikir yang baik tentang pembawa pengaruh tersebut”. Sering digunakan dengan rekan kerja, tapi mungkin juga bisa digunakan dengan bawahan dan atasan. Seringkali berhubungan dengan basis pribadi kekuasaan.
  • Koalisi: “Memobilisasi orang lain di organisasi untuk mendukung Anda, dan dengan demikian menguatkan permintaan anda. “Tergantung pada ukuran dan kekuatan jaringan pribadi si pembawa pengaruh, dan sebagiannya berhubungan dengan kekuatan afiliasi.
  • Perundingan: “Negosiasi dan tukar menukar manfaat berdasarkan norma sosial kewajiban dan timbal balik”. Sumber daya yang diperdagangkan sangat bervariasi, namun bisa mengikutsertakan bantuan, dukungan dan informasi. Hal ini sering berhubungan dengan basis kekuatan penghargaan.
  • Ketegasan: menggunakan pengingat terus-menerus melalui cara yang ngotot dan kuat. Hal ini sering digunakan dengan bawahan dan berhubungan ke dasar kekuatan yang sah.
  • Otoritas yang lebih tinggi: “Menggunakan rantai komando dan sumber-sumber dari luar untuk mempengaruhi orang”. Hal ini bisa jadi ancaman atau janji untuk melibatkan atasan-atasan, atau meminta atasan memprioritaskan sendiri. Bisa juga melibatkan seseorang yang menarik dalam etika atau budaya yang lebih tinggi nilainya di dalam organisasi. Mungkin melibatkan jalan keluar ke ‘ahli’ luar, seperti konsultan, atau media. Sebuah variasi, banyak ditemukan di e-government adalah menyalahkan teknologi atau data, meskipun ini mungkin manipulasi, kekuatannya sangat bergantung pada kekuatan afiliasi.
  • Sanksi: pengaruh melalui janji upah atau ancaman hukuman. Dalam bentuk negatif, hal ini bisa mencakup semua prosedur disiplin formal hingga pemecatan. Hal ini mungkin mencakup tindakan informal: disalahkan, buruk-mulut, bullying. Hal ini juga mencakup penghapusan penghargaan (misalnya transfer, penurunan pangkat). Sanksi sering berhubungan dengan basis yang sah atau kekuatan koersif.
  • Manipulasi: memengaruhi dengan mengendalikan pembingkaian diskusi, atau aturan yang diklaim untuk diskusi, atau informasinya itu memungkinkan untuk bernegosiasi. Bagian dari proses ini adalah manipulasi diskusi publik dan hubungan masyarakat yang mengatur banyak agenda untuk pemerintah. Jenis pendekatan ini juga bisa termasuk mendorong yang lainnya terlibat.
  • Penarikan: pengaruh melalui pelepasan atau ketidakpatuhan.

“Implementing and Managing eGovernment” By: Richard Heeks

Bab 3 (Strategi E-Government)

Strategi e-government adalah rencana untuk sistem e-government dan pendukungnya seperti infrastruktur yang memaksimalkan kemampuannya dalam manajemen untuk mencapai tujuan organisasi. Perencanaan strategis e-government biasanya termasuk sebagai rangkaian langkah yang dilakukan secara sistematis selama beberapa minggu atau beberapa bulan. Tahap-tahap perencanaan strategi e-government diantaranya:

  1. Membuat Peran dan Struktur E-Government

Pada bagian ini sebuah organisasi menentukan strategi yang akan dibuat, yang meliputi pengaturan ruang lingkup, komisi strategi e-government, mengambil strategi yang diperlukan dalam pengambilan keputusan yang berkaitan dengan sistem e-government, mengkomunikasikan e-government strategi ke seluruh organisasi, memastikan sumber daya yang diperlukan itu ada di tempat untuk mencapai tujuan strategis dan mengalokasikan sumber daya tersebut, pemantauan dan pengendalian perkembangan keseluruhan dan pengoperasian e-government dalam organisasi, dan melakukan pemeriksaan terhadap tujuan yang dinyatakan.

2a. Analisis Strategis: Audit Sistem Informasi

Audit sistem informasi sering dilakukan dalam arti yang sangat sempit, sama seperti inventarisasi TI di masyarakat agensi: semua aplikasi komputer dengan perangkat keras, perangkat lunak, jaringan, fisik lokasi, perizinan dan kepemilikan; dan sering berhubungan dengan keamanan. Namun pendekatan seperti itu jauh terlalu sempit untuk membentuk analisis yang efektif dalam dasar strategi. Perlu diperluas dalam beberapa cara, seperti yang dijelaskan di bawah.

 

Perspektif Sistem

Audit harus mengenali informasi dengan lengkap tentang sistem, tidak hanya menggambarkan sumber daya teknologi, tapi juga informasi itu sebuah sistem yang menyampaikan, proses informasi yang dilakukan, dan sumber daya manusia yang terlibat, meliputi keterampilan informasi (misalnya pengumpulan data dan presentasi), keterampilan TI, dan pengembangan sistem keterampilan (misalnya analisis sistem dan Desain).

Perspektif Isu

Audit harus lebih dari sekedar menjadi sumber daya. Audit harus membantu mengidentifikasi kunci isu yang akan menginformasikan dan memengaruhi pengambilan keputusan tentang e-government. Mungkin ini termasuk masalah yang penting atau keluhan yang dihadapi saat ini oleh sistem informasi, atau penilaian yang sedang tren.

Baik secara langsung maupun tidak langsung, sistem informasi mempengaruhi pemangku kepentingan baik di dalam maupun di luar badan publik. Oleh karena Audit itu harus mengerti teknologinya, keterampilan, kebutuhan dan masalah kelompok klien. Dengan sistem berbasis jaringan, sebagian besar TI dapat diaudit secara otomatis dengan perangkat lunak audit. Namun, itu tidak mencakup data untuk perspektif lain yang diidentifikasi. Untuk ini, data harus dikumpulkan dengan menggunakan campuran kuesioner, wawancara, analisis dokumentasi dan pemeriksaan fisik. Hal ini sering digabungkan dengan pekerjaan penelitian yang dibutuhkan untuk penyelesaian komponen selanjutnya dari perencanaan strategis. Hasilnya bisa dipresentasikan di SWOT dengan format: kekuatan e-government internal dan kelemahan; e-government eksternal dalam peluang dan ancamannya.

2b. Analisis Strategis: Dapatkan Bimbingan dari Strategi Organisasi

Rasionalitas strategi e-government mensyaratkan agar sistem e-government membantu memenuhi kebutuhan organisasi sektor publik. Strategi e-government harus dilakukan karena hal tersebut berakar kuat pada satu hal elemen dari konteks organisasi: strategi organisasi atau bisnis yang lebih luas untuk keseluruhan agensi.

Saat kita bertanya, “Dimana kita sekarang?”, jawabannya akan mencakup rincian organisasi struktur dan fungsi saat ini, kunci kelompok klien, keberadaan masalah yang perlu ditujukan dan hal yang penting saat ini dan saat yang akan datang adalah faktor utama dalam kebijakan dan prioritas politik di dalam internal dan lingkungan luar. Seperti halnya audit IS, hal ini termasuk dalam analisis SWOT yaitu rincian kekuatan dan kelemahan organisasi saat ini, peluang eksternal yang mungkin menjadi ancaman terhadap operasinya, dan termasuk kendala yang dihadapi saat ini.

Selanjutnya ketika kita bertanya, “Ke mana kita ingin mendapatkannya? Untuk apa?”, jawabannya akan mencakup rincian dari tujuan organisasi, dan beberapa visi dari organisasi di masa depan yang akan memungkinkannya untuk mengatasi masalah saat ini dan yang akan datang, serta untuk mencapai tujuannya. Pada saat ia bertanya, “Bagaimana kita sampai di sana?”, akan terjadi hal yang ingin dicapai melalui pernyataan manajemen strategi tentang perubahan besar struktur organisasi dan fungsi untuk mencapai visi yang dituju.

  1. Kerangka Strategi: Set Tujuan dan Prinsip E-Government

Pengaturan ruang lingkup untuk latihan strategi e-government pada tahap ini, tujuan dan prinsip ini bisa digunakan untuk mengembangkan kriteria yang dapat dievaluasi oleh proposal e-government. Inilah esensi dari Manajemen “portofolio” atau ‘”program”: menggunakan kriteria untuk menyelaraskan proyek dengan strategi keagenan. Kriteria prioritas tipikal adalah campuran dampak (manfaat) dan implementasi (biaya), dengan dinilai dari campuran sudut pandang rasional dan politis.

Prioritas dampak, misalnya:

  • tingkat pengembalian / tabungan tertinggi pada investasi;
  • efek pembelajaran / demonstrator tertinggi;
  • fokus terkuat pada organisasi yang kurang; dan
  • dukungan terkuat untuk kunci klien terhadap suatu layanan secara eksternal (berlawanan dengan kegiatan administrasi secara internal)

Prioritas implementasi, misalnya:

  • risiko terendah / kelayakan tertinggi;
  • biaya terendah untuk diimplementasikan; dan
  • waktu tercepat untuk penyelesaian

Accenture (2003) menggunakan kriteria tersebut untuk diperdebatkan prioritas itu harus masuk ke sistem yang menghubungkan pemerintah untuk bisnis (G2B) daripada pemerintah kepada warga negara (G2C) karena bisnis memiliki infrastruktur yang lebih baik, lebih kuat, dan memanfaatkan pemerintah secara lebih baik bukan memanfaatkan warga negara. Sistem G2B demikian lebih mungkin untuk sukses dan lebih cenderung memiliki dampak positif bila berhasil.

4a. Definisi Strategi: Tentukan Arsitektur Sistem eGovernment

Arsitektur sistem e-government dapat dijelaskan dari segi individu aplikasi e-government dengan rincian pengambilan data, input, pengolahan, penyimpanan dan output link ke keputusan dan proses tindakan. Hal tersebut akan terdiri dari sejumlah model yang berbeda, termasuk:

  • Sebuah model data yang menunjukkan data struktur bersatu, seluruh organisasi ke yang sistem e-government akan memiliki akses; sering diilustrasikan menggunakan diagram entitas hubungan.
  • Sebuah model proses yang menunjukkan aktivitas utama dari organisasi yang mendukung dan melakukan sistem e-government; sering diilustrasikan menggunakan sebuah proses diagram.
  • Model data / proses yang menunjukkan hubungan antar organisasi yaitu, antara proses bisnis dan entitas data, dan seluruh data organisasi yang akan memungkinkan pergerakan sistem e-government; sering diilustrasikan menggunakan diagram alir data.

Arsitektur sistem e-government akan juga terdiri dari model-model organisasi untuk:

  • TI, menunjukkan bagaimana komputer akan terhubung dalam organisasi, dan garis besar perangkat lunak yang akan digunakan
  • Pengelolaan data, menunjukkan bagaimana data capture, input, processing, storage dan fungsi output akan dibagi oleh arsitektur IT

Terminologi dan pendekatan yang sebenarnya digunakan untuk arsitektur e-government agensi akan berbeda dari konteks ke konteks. Di Amerika pemerintah pusat, misalnya ada tekanan kuat untuk arsitektur sistem e-government yang sesuai dengan Federal Arsitektur Enterprise, yang memiliki komponen khusus untuk teknologi, data dan proses bisnis. Dalam beberapa kasus, mungkin juga ada tekanan setidaknya dari bagian arsitektur e-government yang terintegrasi dengan lembaga publik lainnya, untuk memungkinkan pembagian data secara efektif.

4b. Definisi Strategi: Tentukan Organisasi eGovernment Arsitektur

Arsitektur sistem e-government yang dijelaskan berhubungan dengan Dimensi ITPOSMO. Arsitektur ini harus dipertimbangkan secara strategis: tujuan dan nilai, kepegawaian dan keterampilan, manajemen sistem dan struktur, dan sumber daya lainnya jika belum menjadi bagian awal proses penempatan sistem e-government di Indonesia dalam konteks strategis yang lebih luas, strategis secara umum dapat mencakup keputusan:

  • menyatakan pendekatan pengelolaannya perubahan organisasi, termasuk tekad kebutuhan akan budaya perubahan;
  • jelas mengalokasikan tanggung jawab untuk pengembangan sistem e-government dan pengelolaan;
  • mengidentifikasi kesenjangan kompetensi dan pendekatan untuk menutup mereka melalui strategi sumber daya manusia;
  • memutuskan bagaimana prosedur back-office mungkin direstrukturisasi untuk mendukung e-government;
  • menemukan fungsi e-government / IT dalam struktur organisasi yang lebih luas;
  • membatasi layanan (misalnya sistem pengembangan, pelatihan dan operasi sistem) harus bersumber di rumah dan di-outsource;
  • mengidentifikasi prosedur yang akan digunakan saat tender dan pemilihan e-government sistem produk dan layanan;
  • menentukan pengembangan sistem standar metodologi dan alat yang akan digunakan; dan
  • mengidentifikasi pendekatan keuangan untuk diadopsi, seperti kemitraan (Public-Private Partnership).
  1. Implementasi Strategi 1: Diseminasi dan Rencana Tindakan eGovernment

Setelah disepakati, strategi biasanya direncanakan secara lebih rinci dalam format matriks. Kolom matriks bisa menjadi satu set rencana proyek e-government, diciptakan untuk memperbaiki sistem yang ada dan mengembangkan sistem baru. Setiap rencana biasanya akan disajikan sebagai ‘kasus bisnis’. Kasus yang khas dalam bisnis untuk sebuah proyek e-government mungkin termasuk tujuan proyek, manfaat sebuah estimasi, risiko dan hambatan, dan perkiraan kebutuhan sumber daya meliputi keuangan, sumber daya manusia (yaitu pekerjaan dan keterampilan), teknologi, dan rentang waktu.

Rincian kiriman proyek (seperti hal-hal proyek e-government yang harus menghasilkan semacam laporan kelayakan, dokumen spesifikasi dan akhir dari sistem, dan jadwal) dapat disetujui pada tahap ini. Jadi mekanisme ini juga dapat untuk melaporkan kembali kemajuan ke Kelompok Pengarah E-Government.

Baris matriks akan disatukan dalam rencana sumber daya di seluruh organisasi: untuk pelatihan personil dan pengembangan, untuk keuangan, untuk teknologi, dll. Mungkin juga ada tambahan dimensi ke matriks, waktu menunjukkan apa yang harus terjadi dana pa yang harus dibayar untuk beberapa tahun tertentu.

  1. Implementasi Strategi 2: Kelola, Evolve dan Review Strategi eGovernment

Perencanaan strategis tidak dimaksudkan untuk menjadi sebuah aktivitas satu kali tapi siklus terus menerus yang perlu direvisi sepenuhnya di akhir periode kerangka strategis, atau sebelumnya jika keadaan berubah atau objektif tidak tercapai.

Salah satu tugas Kelompok Pengarah E-Government memantau pelaksanaan rencana strategis. Pemantauan mengumpulkan informasi tentang:

  • kinerja terhadap tujuan yang ditetapkan baik e-government secara keseluruhan maupun individual proyek e-government;
  • manfaat yang diperoleh organisasi dari sistem e-government;
  • masalah yang terkait dengan pengembangan atau mengoperasikan sistem e-government, dengan diagnosa dan perbaikkan yang diusulkan;
  • dampak lain yang terkait dengan sistem e-government;
  • perubahan signifikan yang disebabkan oleh faktor internal dan eksternal yang memengaruhi kinerja organisasi; dan
  • sumber daya yang digunakan dan diproyeksikan untuk digunakan.

Semua ini berarti strategi itu harus mengandung setidaknya beberapa sentimen tonggak luas atau indikator kemajuan kinerja.

Atas dasar informasi yang terkumpul, Kelompok Pengarah E-Government mungkin memutuskan untuk memodifikasi strateginya. Sebagai contoh, prioritas proyek dapat diubah sesuai dengan perubahan lingkungan eksternal, atau arsitektur sistem e-government dapat direvisi dalam munculnya fungsi organisasi.

Pemantauan dipandang sebagai proses aktivitas yang terus berlanjut, tapi mungkin digabungkan di dalam ulasan siklis strategi. Hal ini mungkin termasuk dua hal. Pertama, review kemajuan tahunan proyek e-government dan penciptaan organisasi baru, rencana implementasi yang luas untuk 12-18 bulan berikutnya sesuai dengan budget siklus. Kedua, review utama setiap 3-5 tahun yang dimulai dari prinsip pertama (yaitu dari strategi bisnis yang direvisi untuk organisasi) dan menyajikan hal yang baru tentang rencana strategis e-government untuk organisasi.

“Implementing and Managing eGovernment” By: Richard Heeks

Bab 1 (Memahami E-Government)

Sebagian besar proyek e-government mengalami kegagal. Diantaranya adalah kegagalan total, di mana sistem tidak pernah dilaksanakan atau diimplementasikan dan cepat ditinggalkan; atau diantaranya adalah kegagalan parsial, di mana tujuan utama untuk sistem tidak tercapai atau di sana tidak mendapatkan hasil yang diharapkan secara signifikan. Hanya sebagian kecil proyek e-government yang berhasil. Perkiraan proporsi yang jatuh ke dalam kategori kegagalan berkisar 60%-85%.

Dengan demikian, hasil keseluruhannya mengalami pemborosan yang besar terhadap keuangan, manusia dan politik, sumber daya, dan ketidakmampuan menyampaikan potensi keuntungan dari e-government ke perusahaannya yang menerima manfaat ini, meski diperkirakan belanja global untuk TI oleh pemerintah (tidak termasuk kesehatan sektor publik, pendidikan dan utilitas) dari sekitar US $ 3 triliun selama dekade tahun 2000an. Masalah ini adalah hasil dari kemiskinan pengelolaan. Jika proses dan proyek sistem e-government dikelola lebih baik, kegagalan dan pemborosan akan jauh lebih jarang.

Memahami E-Government Sebagai Sistem Informasi

E-Government adalah penggunaan TI oleh publik organisasi sektoral. Oleh karena itu e-government bukan hanya tentang internet. Untuk mengerti e-government sebagai sistem informasi, kita harus menambahkan beberapa gagasan tentang aktivitas dan tujuan. Hal tersebut hanya bisa datang jika kita membawa orang ke dalam persamaan e-government untuk menjadi sistem informasi kerja. E-government harus dilihat lebih dari sekedar elemen teknis dalam TI. Hal itu harus terdiri dari teknologi informasi ditambah orang yang memberi tujuan sistem dan makna proses kerja itu harus dilakukan.

Sebagian besar organisasi sektor publik menyediakan sistem manajemen dan organisasi sumber daya yang mendukung e-government. Organisasi-organisasi ini juga menyediakan banyak hal seperti lingkungan politik dan budaya di mana e-government beroperasi. Banyak Sistem e-government juga menjangkau kelompok lain (warga negara, pengusaha); sedikit melibatkan badan publik lainnya. Pada gilirannya, semua kelompok dan organisasi ini adalah kelompok yang tertanam dalam lingkungan kelembagaan: konteks hukum dan nilai yang lebih luas, sistem ekonomi dan inovasi teknologi yang mempengaruhi kedua agensi / kelompok dan sistem, termasuk e-government, sistem yang melayani mereka.

IT POSMO Ceklis

Dalam menggambarkan dan memahami sepenuhnya Sistem e-government, kita perlu mengidentifikasi 20 faktor, diantarannya

  • Informasi: Informasi resmi diselenggarakan oleh sistem digital dan informasi informal digunakan oleh masyarakat yang terlibat dengan sistem.
  • Teknologi: Berfokus pada digital IT tapi bisa juga berfokus pada pemegang teknologi informasi lainnya seperti kertas atau telepon analog.
  • Proses: Kegiatan yang dilakukan oleh para pemangku kepentingan terkait untuk siapa sistem e-government beroperasi, keduanya proses yang saling berhubungan antara informasi dengan proses bisnis yang lebih luas.
  • Tujuan dan nilai: dimensi yang paling penting sejak tujuannya komponen mencakup isu kepentingan pribadi dan politik organisasi, dan bahkan bisa dilihat untuk memasukkan organisasi formal strategi, seperti komponen nilai mencakup budaya yang terdiri dari stakeholder.
  • Staf dan keterampilan: Meliputi jumlah staf yang terlibat dengan e-government sistem, dan kompetensi staf dengan pengguna lainnya.
  • Sistem dan struktur manajemen: keseluruhan sistem manajemen yang dibutuhkan untuk mengatur operasi dan penggunaan sistem e-government, ditambah juga di mana lembaga pemangku kepentingan / kelompok terstruktur berjalan, baik secara formal maupun secara informal.
  • Sumber daya lainnya: Pada prinsipnya, waktunya dan uang yang dibutuhkan untuk melaksanakan dan mengoperasikan sistem e-government.

Daftar periksa IT POSMO ini bisa digunakan untuk menggambarkan dan memahami apapun sistem e-government dan stakeholder dalam konteks organisasi yang akan digunakan terus menerus.

Dalam beberapa kasus, penting juga menggambarkan konteks yang lebih luas, dengan memperluas daftar periksa ke IT POSMO, menambahkan beberapa dimensi, seperti:

  • Dunia luar: Politik, ekonomi, social budaya, teknologi dan hukum, dan faktor yang menimpa relevan pemangku kepentingan e-government.

CHIPSODA Ceklis

Menjelaskan bagaimana menggunakan sebuah informasi dalam perspektif sistem untuk menjelaskan apa itu Sistem e-government.

Memahami Manajemen E-Government

Pendekatan Untuk Mengelola

Pendekatan yang sulit cenderung menjadi manajemen sains. Mereka cenderung menekankan secara formal, kuantitatif dan aspek teknis organisasi. Pendekatan lembut cenderung ilmu social. Mereka akan cenderung menekankan informal, kualitatif dan aspek manusia dari organisasi.

Kita dapat mengidentifikasi contoh dari setiap jenis:

  • Rasionalitas organisasi adalah pendekatan yang sulit bagi manajemen. Pendekatan ini mengasumsikan bahwa perilaku (termasuk pengambilan keputusan) dipandu oleh keinginan untuk menghasilkan hasil yang paling sesuai dengan tujuan organisasi yang dinyatakan secara formal. Hasil diproduksi berdasarkan solusi optimal sesuai kriteria logis. Pemahaman tentang model pengambilan keputusan rasional dan peran manajemen akan membantu kita memahami pendekatan ini.
  • Politik pribadi adalah pendekatan yang lembut dalam pengelolaan. Pendekatan ini mengasumsikan perilaku itu (termasuk pengambilan keputusan) dipandu oleh Keinginan untuk menghasilkan hasil yang terbaik (sering terselubung dan informal) dalam tujuan. Hasil diproduksi atas dasar kompromi antara konflik tujuan pribadi. Kompromi itu akan didasarkan pada campuran tujuan pemangku kepentingan utama, tawar menawar, keterampilan mereka, dan sumber daya politik (seperti kekuatan dan perhatian) yang mereka bisa membawa untuk menanggungnya. Pemahaman tentang minat diri dan kelompok informal akan membantu kami memahami pendekatan ini Meskipun tidak digunakan dalam judul, pendekatan ini tidak memiliki rasa rasionalitas bawaan. Itu adalah untuk mengatakan, seperti dengan rasionalitas organisasi, Ini menjelaskan satu set tujuan yang mendasarinya dimana pelaku organisasi bisa digunakan secara rasional untuk membimbing mereka tingkah laku. Tapi ini pribadi, pribadi rasionalitas dan bukan formalitas, rasionalitas impersonal.

Desain dan Kenyataan

Dalam hal ini, kita harus berhati-hati tentang generalisasi dari satu situasi ke situasi yang lain. Sebuah sistem bisa bekerja dengan baik di sebuah konteks, katakanlah, tentang harmoni politik, sebuah budaya informal, dan organisasi yang jelas strateginya. Namun, sistem itu mungkin tidak bekerja sama sekali dalam konteks konflik politik dan budaya formalitas dimana disana tidak ada strategi yang jelas.

Kita dapat menganalisa hal ini sedikit lebih sistematis dengan memahami perbedaannya antara dua hal tersebut. Di sisi yang satu, kenyataan adalah bagaimana keadaan badan publik benar-benar ada. Di sisi lainnya, disain adalah persyaratan atau asumsi yang ada pada sistem tertentu, entah itu manajemen pendekatan atau aplikasi e-government. Analisis kasus menunjukkan bahwa semakin besar kesenjangan antara perancangan sistem dan agensi kenyataan, semakin besar kemungkinan sebuah kegagalan sistem. Sebaliknya, semakin kecil kesenjangan desain kenyataan, semakin besar peluangnya untuk sukses.

Hello world!

Selamat datang di Blog Universitas Padjadjaran. Ini adalah artikel pertama Anda.