Bab 11 Sistem E-Government Konstruksi, Implementasi, dan Seterusnya

Setelah desain untuk usulan baru dari sistem e-government telah disepakati, siklus pengembangan dapat dilanjutkan ke tahap yang benar-benar membangun sistem baru dengan implementasinya, diantaranya:

  1. Memperoleh teknologi baru yang diperlukan
  2. Melakukan perancangan sistem terperinci
  3. Membangun e sistem-government baru
  4. Menguji dan mendokumentasikan sistem

11.1 Pengadaan Untuk Sistem E-Government

            Teknologi pada saat ini memang perlu diperoleh dengan adanya TI yang mendukung untuk membentuk dasar dari sistem e-government ini. Waktu dari tahapan ini pun sangat bervariasi, dimana outsourcing atau konsultasi yang digunakan untuk mengembangkan sistem e-government, pengadaannya akan menjadi layanan daripada produk-produk yang ada, dan kemungkinan akan mendahului beberapa aspek analisis dan desain.

Menetapkan Kriteria Penerimaan

Kriteria penerimaan dimulai dari persyaratan teknologi yang seperti apa yang dapat diterima. Semua persyaratan diberikan secara sama rata, namun ada beberapa orang yang dapat menjadi prioritas apabila pertimbangan yang diajukan sebelumnya rasional. Misalnya, persyaratan terdiri dari 3 kriteria yaitu wajib, penting, dan diinginkan. Secara rasional, manajer harus memprioritaskan fitur yang dibutuhkan pengguna dibandingkan fitur yang mereka inginkan. Daftar kriteria yang telah disusun mungkin dimodifikasi kembali atau justru diabaikan pada pelaksanaannya. Hal tersebut merupakan celah yang bisa terjadi antara rasionalitas dari proses pengembangan sistem dengan realitas dari fungsi agensi publik.

Proses Pengadaan

Beberapa daftar yang perlu dilengkapi mengenai pengadaan diantaranya:

  1. Persyaratan desain informasi sebelumnya,
  2. Persyaratan desain teknologi sebelumnya,
  3. Persyaratan umum yang muncul dari pertanyaan yang tercantum dalam lampiran.

Daftar persyaratan tersebut dapat digunakan sebagai dasar untuk melihat minat atau permintaan untuk proposal yang akan diterbitkan kepada publik atau dikirim ke pemasok yang telah ditentukan sebelumnya. Dalam kondisi tertentu, pemasok mungkin akan diminta untuk memberikan harga penawaran. Mungkin juga pada suatu kondisi ketika teknologi yang sama akan didapatkan melalui pemasok yang berbeda. Setiap kontrak dan negosiasi harga harus diselesaikan agar pemasok yang dipilih dapat disetujui, lalu setelah disetujui makan akan ada kontrak yang ditandatangani.

Elemen Kontrak E-Government

  • persyaratan: rincian lebih lengkap dari barang atau jasa tertentu yang akan disediakan, seperti dukungan teknis atau pelatihan, dengan persyaratan kinerja apapun;
  • penerimaan: standar dan prosedur untuk memeriksa dan menerima barang atau jasa diproduksi;
  • pelaporan: mekanisme dan jadwal pelaporan kemajuan kontrak;
  • pembayaran: pengaturan faktur, pembayaran dan perpajakan; ditambah diskon yang tersedia untuk pembayaran massal atau awal;
  • catatan dan audit: kualitas / sifat catatan yang harus disimpan oleh kontraktor dan dibuat tersedia untuk audit; pemeliharaan dan garansi: tanggung jawab kontraktor untuk memelihara perangkat keras / perangkat lunak yang disediakan; kepemilikan: hak kepemilikan atas perangkat lunak / sistem yang akan dikembangkan;
  • kolusi / benturan kepentingan: perilaku yang benar terhadap orang lain yang terlibat termasuk pegawai negeri dan pesaing;
  • amandemen: berarti untuk amandemen klausul kontrak; default dan pemulihan: sarana yang menjadi masalah kontrak ditangani, termasuk hukuman yang harus dikenakan;
  • penghentian: kondisi penghentian karena kenyamanan atau sebab (karena kinerja yang tidak memadai);
  • asuransi: tutup untuk dipertahankan oleh kontraktor;
  • ganti rugi: dari instansi pemerintah terhadap kewajiban yang timbul dari kontraktor tindakan ini juga mencakup pelanggaran paten, hak cipta dan merek dagang; force majeure: pembebasan kewajiban;
  • kepatuhan hukum: yurisdiksi hukum yang mencakup kontrak, ditambah undang-undang tertentu yang harus dipatuhi, seperti kesempatan yang sama.

11.2 Konstruksi Final dari Sistem e-Government

Pembangunan akhir dari sistem e-government ini meliputi beberapa langkah dibawah ini:

  1. Instalasi Sistem
  1. Desain Sistem Terperinci
  1. Pengujian Sistem
  1. Dokumentasi Sistem

Terdapat tiga tipe dokumentasi sistem, diantaranya:

– Dokumentasi Proyek secara keseluruhan

– Dokumentasi desain sistem

– Dokumentasi operasi sistem

11.3 Pendahuluan dari Sitem e-Government

Pelatihan Operasional

Pelatihan e-government bisa direncanakan dengan menjawab serangkaian pertanyaan. Seperti banyak tahapan lainnya di pengembangan sistem, hal ini mengasumsikan beberapa tingkat rasionalitas dari organisasi yang bersangkutan. Pelatihan diberikan secara sukarela. Staf yang dikirim untuk melakukan pelatihan mungkin akan memilih sendiri atau dipilih atas dasar ‘giliran’ bukan berdasarkan kebutuhan pelatihan. Mengembangkan dana untuk pelatihan implementasi e-government merupakan bagian penting untuk mengatasi hambatan ini.

Metode Handover

Pada poin ini, teknologi baru, proses kerja baru, struktur baru dan sebagainya akan diperkenalkan ke dalam organisasi sektor publik. Dalam beberapa kasus, sistem e-government hanya menambahkan saluran tambahan. Namun, dalam kasus lain, sistem informasi baru ini mengambil alih dari sistem-sitem lama yang sudah ada sebelumnya. Terdapat lima metode untuk beralih dari sistem yang lama ke sistem yang baru, diantaranya:

  1. Pendekatan Paralel
  2. Pendekatan Volume secara Bertahap
  3. Pendekatan Fungsional
  4. Pendekatan Pilot
  5. Pendekatan Big Bang

Konversi Data

            Hal ini melibatkan pengubahan data sistem lama sehingga dapat menggunakan sistem yang baru. Hal ini mungkin memakan waktu untuk memindai ataupun mengetik dalam catatan manual. Tapi secara keseluruhan, skala waktu untuk proyek ini jauh lebih lama. Oleh karena itu, membutuhkan waktu lebih dari tiga tahun untuk mendigitalkan data yang mendasarinya yaitu lebih dari 1,5 juta catatan database.

11.4 Tugas Post-Implementasi

Pemasaran dan Dukungan

Pemasaran e-government bisa menggunakan banyak pedoman yang sama seperti bentuk pemasaran pada umumnya, yaitu:

  • Mempublikasikan pesan sederhana agar bisa meningkatkan kesadaran melalui segala bentuk iklan mulai dari cetak, radio, ataupun website.
  • Melaksanakan pemasaran yang ditargetkan melalui surat langsung, atau call center pemasaran ke kelompok tertentu.
  • Menggunakan metode mulut ke mulut untuk terus menjual sistem.
  • Menjual manfaat bukan fitur.

Konten yang harus ada dalam pemasaran terdiri dari tiga isu utama untuk membentuk pandangan pengguna terhadap e-government, diantaranya (diadaptasi dari Chaffey, 2002):

  • Biaya, pengguna harus diyakinkan bahwa penggunaan biaya untuk mengakses sistem e-government ini rendah.
  • Nilai, pengguna harus diberi pemahaman mengenai nilai yang akan mereka dapat ketika menggunakan sistem e-government.
  • Kepercayaan, pengguna harus diyakinkan mengenai masalah keamanan dan privasi

Upgrade

Produsen dari teknologi merasakan kebutuhan dari para pengguna dari waktu ke waktu akan terus berubah sehingga diperlukan adanya upgrade terhadap sistem e-government. Upgrade seperti ini mungkin diperlukan dalam jangka waktu beberapa bulan atau beberapa tahun.

  • Kriteria Evaluasi Hasil untuk Proyek e-Government

Dewan Penasihat Antar Pemerintah AS telah mengidentifikasi hal-hal berikut yang mungkin terjadi diluar kriteria yang dapat digunakan untuk evaluasi proyek e-government (IAB, 2003):

  • Keuangan: mengurangi biaya atau meningkatkan pendapatan;
  • Ekonomi: meningkatkan pendapatan usaha atau daerah;
  • Proses: mengkonsolidasikan dan mengintegrasikan sistem untuk menghasilkan efisiensi yang lebih besar dan efektivitas;
  • Masyarakat: meningkatkan transparansi dan akuntabilitas pemerintah;
  • Layanan: memberikan layanan yang lebih efisien atau lebih efektif kepada warga negara.