Bab 9 Perancangan Sistem eGovernment Baru

Terlalu banyak sistem e-government yang dirancang dari perspektif yang keras, yaitu memfokuskan desain pada teknologi, data yang ditangani, dan hanya proses sektor publik yang terkait (Parrado, 2002; Riley, 2002). Namun, pendekatan yang keras sering berakhir dengan kegagalan karena mengabaikan faktor manusiawi dan politis yang memiliki dampak kritis pada proyek e-government. Pendekatan yang sukses terhadap desain e-government karenanya harus menjadi pendekatan hibrida: yang mencakup elemen keras dan lunak, dengan kata lain, semua dimensi ITPOSMO sudah diuraikan. Oleh karena itu, bab ini akan membahas enam dimensi utama perubahan dalam lima judul desain keseluruhan:

  • Tujuan;
  • Informasi;
  • Teknologi;
  • Proses; dan
  • Sistem manusia (kepegawaian, ketrampilan dan manajemen).

Menetapkan Tujuan

Perancangan dan pengembangan sistem e-government baru memerlukan beberapa kerangka panduan. Dengan memperhitungkan kerangka kendala dan perubahan di masa depan, hal ini dapat didasarkan pada pernyataan masalah sebelumnya, pernyataan rasional proyek, analisis masalah dan penetapan tujuan pribadi. Tujuan sering dinyatakan dalam hal manfaat yang dicari dari sistem e-government baru yang diusulkan, dan mungkin merupakan cerminan dari semua masalah yang teridentifikasi. Tujuan untuk sistem e-procurement, misalnya, dapat mencakup:

  • Untuk mengurangi waktu yang dibutuhkan dalam pengadaan barang dan jasa;
  • Untuk meningkatkan ketepatan pemesanan dan pembayaran; dan
  • Untuk meningkatkan motivasi pembelian bagian staf.

Desain Informasi

Seharusnya tidak diasumsikan bahwa informasi yang diberikan oleh sistem informasi yang ada memenuhi kebutuhan saat ini. Data dapat disebarluaskan ke klien, walaupun data tersebut tidak bernilai baik oleh klien atau agensi publik. Demikian pula, mungkin ada informasi yang ingin diakses oleh pemangku kepentingan, namun tidak diciptakan. Beberapa analisis kebutuhan informasi itu sering sesuai. Ini bisa menjadi momen untuk meninjau dan merasionalisasi struktur data sistem e-government. Teknik seperti ‘normalisasi’ dapat digunakan untuk mengurangi struktur data ke bentuk yang paling efisien dengan menghapus semua redundansi data.

Desain Teknologi

Audit sistem informasi seharusnya menyediakan informasi mengenai tren, standar, dan teknologi terkini yang tersedia untuk klien dan organisasi saudara, dari mana pilihan mengenai desain dapat ditarik. Pemasok potensial dapat diedarkan dengan rincian persyaratan umum untuk menghasilkan ungkapan minat awal dan garis besar gagasan tentang kemungkinan desain teknologi. Semua ini mengasumsikan bahwa alternatif mungkin dilakukan dengan menganalisis kendala sebelumnya yang telah diidentifikasi bahwa mereka tidak, misalnya di mana satu pemangku kepentingan menerapkan solusi tertentu. Kadang-kadang ini bisa menjadi kasus di mana seorang pejabat senior menjadi yakin, melalui ketidaktahuan, persuasi penasihat eksternal dan keinginan untuk mengesankan orang lain, bahwa organisasi tersebut memerlukan teknologi mutakhir. Dalam kasus seperti itu, mungkin ada sedikit ruang untuk manuver pada desain teknologi dan memungkinkan kegagalan teknis yang tinggi. Mungkin juga ada kendala keuangan yang membatasi pilihan yang ada. Pada desain teknologi, terdapat dua desain yang dapat digunakan, yaitu desain perangkat lunak dan desain perangkat keras.

Proses Desain

Ada dua kelompok tugas yang membentuk proses kunci e-government, dan tentang keputusan mana yang harus dibuat dalam proyek e-government:

  • Tugas sistem informasi inti. Paling sedikit beberapa tugas yang dibutuhkan akan berbeda dengan ‘realitas saat ini’ karena adanya perpindahan dari sistem informasi lama ke sistem informasi baru dalam pengembangan e-government.
  • Tugas sistem yang lebih luas. Tugas-tugas ini akan ditempatkan di suatu tempat pada kontinum yang didesain ulang dan direkayasa ulang.

Setiap rangkaian tugas yang dirancang harus menjadi rangkaian ideal teoritis (setidaknya dalam batasan yang ada) yang diperlukan untuk setiap aktivitas:

  • Dapatkan / masukan, tugas-tugas yang diperlukan untuk mendapatkan data ke dalam sistem e-government yang diusulkan, termasuk kontrol aplikasi.
  • Pengolahan tugas yang diperlukan untuk mengubah data input menjadi informasi output.
  • Penyimpanan, tugas yang dibutuhkan untuk menyimpan dan mengambil data.
  • Keluaran, tugas yang dibutuhkan untuk mengekstrak informasi dari sistem.
  • Komunikasi, tugas yang dibutuhkan untuk mengkomunikasikan data.

Desain Sistem Manusia

Desain dimulai dengan meninjau kembali apa yang harus dilakukan, dan mengubahnya menjadi bagaimana hal itu harus dilakukan. Titik awal ini akan menjadi spesifikasi tugas dengan pertimbangan tanggung jawab keseluruhan yang diperlukan agar berhasil mengoperasikan dan menggunakan sistem e-government yang baru, berdasarkan pada disain teknologi dan proses. Hal ini kemudian dapat dikembangkan menjadi seperangkat spesifikasi keterampilan, pengetahuan dan sikap yang dibutuhkan agar berhasil menyelesaikan tugas yang dipersyaratkan.

Beberapa tugas ini mungkin melibatkan klien eksternal, dan pertanyaan yang kemudian dapat diajukan mengenai kecocokan persyaratan kompetensi dengan kompetensi yang ada di dalam populasi klien. Dimana tugas melibatkan staf internal, masalah desain dan spesifikasi pekerjaan selanjutnya akan dibahas. Tugas generik dan persyaratan kompetensi yang baru saja dijelaskan merupakan masukan untuk desain sistem manusia. Namun, ada faktor lain yang akan mempengaruhi jawaban atas pertanyaan desain utama, yaitu:

  • Motivasi individu; dan
  • Faktor konsektual

Mengevaluasi Proposal dan Desain Alternatif

Ada tiga kemungkinan hasil utama dari proses perancangan:

  • Kendala yang sudah ada sebelumnya akan menentukan bahwa hanya mungkin untuk melanjutkan satu rangkaian desain e-government, dan pengembangan sistem yang bergerak langsung ke tahap berikutnya.
  • Untuk alasan apapun, proses perancangan hanya menghasilkan satu set desain e-government, namun keputusan ‘maju atau tidak maju’ masih diperlukan untuk menentukan apakah pengembangan sistem harus dilanjutkan atau tidak.
  • Proses perancangan menghasilkan lebih dari satu set desain e-government, dari mana pilihan harus dibuat tentang desain mana yang terbaik.