Bab 3 (Strategi E-Government)

Strategi e-government adalah rencana untuk sistem e-government dan pendukungnya seperti infrastruktur yang memaksimalkan kemampuannya dalam manajemen untuk mencapai tujuan organisasi. Perencanaan strategis e-government biasanya termasuk sebagai rangkaian langkah yang dilakukan secara sistematis selama beberapa minggu atau beberapa bulan. Tahap-tahap perencanaan strategi e-government diantaranya:

  1. Membuat Peran dan Struktur E-Government

Pada bagian ini sebuah organisasi menentukan strategi yang akan dibuat, yang meliputi pengaturan ruang lingkup, komisi strategi e-government, mengambil strategi yang diperlukan dalam pengambilan keputusan yang berkaitan dengan sistem e-government, mengkomunikasikan e-government strategi ke seluruh organisasi, memastikan sumber daya yang diperlukan itu ada di tempat untuk mencapai tujuan strategis dan mengalokasikan sumber daya tersebut, pemantauan dan pengendalian perkembangan keseluruhan dan pengoperasian e-government dalam organisasi, dan melakukan pemeriksaan terhadap tujuan yang dinyatakan.

2a. Analisis Strategis: Audit Sistem Informasi

Audit sistem informasi sering dilakukan dalam arti yang sangat sempit, sama seperti inventarisasi TI di masyarakat agensi: semua aplikasi komputer dengan perangkat keras, perangkat lunak, jaringan, fisik lokasi, perizinan dan kepemilikan; dan sering berhubungan dengan keamanan. Namun pendekatan seperti itu jauh terlalu sempit untuk membentuk analisis yang efektif dalam dasar strategi. Perlu diperluas dalam beberapa cara, seperti yang dijelaskan di bawah.

 

Perspektif Sistem

Audit harus mengenali informasi dengan lengkap tentang sistem, tidak hanya menggambarkan sumber daya teknologi, tapi juga informasi itu sebuah sistem yang menyampaikan, proses informasi yang dilakukan, dan sumber daya manusia yang terlibat, meliputi keterampilan informasi (misalnya pengumpulan data dan presentasi), keterampilan TI, dan pengembangan sistem keterampilan (misalnya analisis sistem dan Desain).

Perspektif Isu

Audit harus lebih dari sekedar menjadi sumber daya. Audit harus membantu mengidentifikasi kunci isu yang akan menginformasikan dan memengaruhi pengambilan keputusan tentang e-government. Mungkin ini termasuk masalah yang penting atau keluhan yang dihadapi saat ini oleh sistem informasi, atau penilaian yang sedang tren.

Baik secara langsung maupun tidak langsung, sistem informasi mempengaruhi pemangku kepentingan baik di dalam maupun di luar badan publik. Oleh karena Audit itu harus mengerti teknologinya, keterampilan, kebutuhan dan masalah kelompok klien. Dengan sistem berbasis jaringan, sebagian besar TI dapat diaudit secara otomatis dengan perangkat lunak audit. Namun, itu tidak mencakup data untuk perspektif lain yang diidentifikasi. Untuk ini, data harus dikumpulkan dengan menggunakan campuran kuesioner, wawancara, analisis dokumentasi dan pemeriksaan fisik. Hal ini sering digabungkan dengan pekerjaan penelitian yang dibutuhkan untuk penyelesaian komponen selanjutnya dari perencanaan strategis. Hasilnya bisa dipresentasikan di SWOT dengan format: kekuatan e-government internal dan kelemahan; e-government eksternal dalam peluang dan ancamannya.

2b. Analisis Strategis: Dapatkan Bimbingan dari Strategi Organisasi

Rasionalitas strategi e-government mensyaratkan agar sistem e-government membantu memenuhi kebutuhan organisasi sektor publik. Strategi e-government harus dilakukan karena hal tersebut berakar kuat pada satu hal elemen dari konteks organisasi: strategi organisasi atau bisnis yang lebih luas untuk keseluruhan agensi.

Saat kita bertanya, “Dimana kita sekarang?”, jawabannya akan mencakup rincian organisasi struktur dan fungsi saat ini, kunci kelompok klien, keberadaan masalah yang perlu ditujukan dan hal yang penting saat ini dan saat yang akan datang adalah faktor utama dalam kebijakan dan prioritas politik di dalam internal dan lingkungan luar. Seperti halnya audit IS, hal ini termasuk dalam analisis SWOT yaitu rincian kekuatan dan kelemahan organisasi saat ini, peluang eksternal yang mungkin menjadi ancaman terhadap operasinya, dan termasuk kendala yang dihadapi saat ini.

Selanjutnya ketika kita bertanya, “Ke mana kita ingin mendapatkannya? Untuk apa?”, jawabannya akan mencakup rincian dari tujuan organisasi, dan beberapa visi dari organisasi di masa depan yang akan memungkinkannya untuk mengatasi masalah saat ini dan yang akan datang, serta untuk mencapai tujuannya. Pada saat ia bertanya, “Bagaimana kita sampai di sana?”, akan terjadi hal yang ingin dicapai melalui pernyataan manajemen strategi tentang perubahan besar struktur organisasi dan fungsi untuk mencapai visi yang dituju.

  1. Kerangka Strategi: Set Tujuan dan Prinsip E-Government

Pengaturan ruang lingkup untuk latihan strategi e-government pada tahap ini, tujuan dan prinsip ini bisa digunakan untuk mengembangkan kriteria yang dapat dievaluasi oleh proposal e-government. Inilah esensi dari Manajemen “portofolio” atau ‘”program”: menggunakan kriteria untuk menyelaraskan proyek dengan strategi keagenan. Kriteria prioritas tipikal adalah campuran dampak (manfaat) dan implementasi (biaya), dengan dinilai dari campuran sudut pandang rasional dan politis.

Prioritas dampak, misalnya:

  • tingkat pengembalian / tabungan tertinggi pada investasi;
  • efek pembelajaran / demonstrator tertinggi;
  • fokus terkuat pada organisasi yang kurang; dan
  • dukungan terkuat untuk kunci klien terhadap suatu layanan secara eksternal (berlawanan dengan kegiatan administrasi secara internal)

Prioritas implementasi, misalnya:

  • risiko terendah / kelayakan tertinggi;
  • biaya terendah untuk diimplementasikan; dan
  • waktu tercepat untuk penyelesaian

Accenture (2003) menggunakan kriteria tersebut untuk diperdebatkan prioritas itu harus masuk ke sistem yang menghubungkan pemerintah untuk bisnis (G2B) daripada pemerintah kepada warga negara (G2C) karena bisnis memiliki infrastruktur yang lebih baik, lebih kuat, dan memanfaatkan pemerintah secara lebih baik bukan memanfaatkan warga negara. Sistem G2B demikian lebih mungkin untuk sukses dan lebih cenderung memiliki dampak positif bila berhasil.

4a. Definisi Strategi: Tentukan Arsitektur Sistem eGovernment

Arsitektur sistem e-government dapat dijelaskan dari segi individu aplikasi e-government dengan rincian pengambilan data, input, pengolahan, penyimpanan dan output link ke keputusan dan proses tindakan. Hal tersebut akan terdiri dari sejumlah model yang berbeda, termasuk:

  • Sebuah model data yang menunjukkan data struktur bersatu, seluruh organisasi ke yang sistem e-government akan memiliki akses; sering diilustrasikan menggunakan diagram entitas hubungan.
  • Sebuah model proses yang menunjukkan aktivitas utama dari organisasi yang mendukung dan melakukan sistem e-government; sering diilustrasikan menggunakan sebuah proses diagram.
  • Model data / proses yang menunjukkan hubungan antar organisasi yaitu, antara proses bisnis dan entitas data, dan seluruh data organisasi yang akan memungkinkan pergerakan sistem e-government; sering diilustrasikan menggunakan diagram alir data.

Arsitektur sistem e-government akan juga terdiri dari model-model organisasi untuk:

  • TI, menunjukkan bagaimana komputer akan terhubung dalam organisasi, dan garis besar perangkat lunak yang akan digunakan
  • Pengelolaan data, menunjukkan bagaimana data capture, input, processing, storage dan fungsi output akan dibagi oleh arsitektur IT

Terminologi dan pendekatan yang sebenarnya digunakan untuk arsitektur e-government agensi akan berbeda dari konteks ke konteks. Di Amerika pemerintah pusat, misalnya ada tekanan kuat untuk arsitektur sistem e-government yang sesuai dengan Federal Arsitektur Enterprise, yang memiliki komponen khusus untuk teknologi, data dan proses bisnis. Dalam beberapa kasus, mungkin juga ada tekanan setidaknya dari bagian arsitektur e-government yang terintegrasi dengan lembaga publik lainnya, untuk memungkinkan pembagian data secara efektif.

4b. Definisi Strategi: Tentukan Organisasi eGovernment Arsitektur

Arsitektur sistem e-government yang dijelaskan berhubungan dengan Dimensi ITPOSMO. Arsitektur ini harus dipertimbangkan secara strategis: tujuan dan nilai, kepegawaian dan keterampilan, manajemen sistem dan struktur, dan sumber daya lainnya jika belum menjadi bagian awal proses penempatan sistem e-government di Indonesia dalam konteks strategis yang lebih luas, strategis secara umum dapat mencakup keputusan:

  • menyatakan pendekatan pengelolaannya perubahan organisasi, termasuk tekad kebutuhan akan budaya perubahan;
  • jelas mengalokasikan tanggung jawab untuk pengembangan sistem e-government dan pengelolaan;
  • mengidentifikasi kesenjangan kompetensi dan pendekatan untuk menutup mereka melalui strategi sumber daya manusia;
  • memutuskan bagaimana prosedur back-office mungkin direstrukturisasi untuk mendukung e-government;
  • menemukan fungsi e-government / IT dalam struktur organisasi yang lebih luas;
  • membatasi layanan (misalnya sistem pengembangan, pelatihan dan operasi sistem) harus bersumber di rumah dan di-outsource;
  • mengidentifikasi prosedur yang akan digunakan saat tender dan pemilihan e-government sistem produk dan layanan;
  • menentukan pengembangan sistem standar metodologi dan alat yang akan digunakan; dan
  • mengidentifikasi pendekatan keuangan untuk diadopsi, seperti kemitraan (Public-Private Partnership).
  1. Implementasi Strategi 1: Diseminasi dan Rencana Tindakan eGovernment

Setelah disepakati, strategi biasanya direncanakan secara lebih rinci dalam format matriks. Kolom matriks bisa menjadi satu set rencana proyek e-government, diciptakan untuk memperbaiki sistem yang ada dan mengembangkan sistem baru. Setiap rencana biasanya akan disajikan sebagai ‘kasus bisnis’. Kasus yang khas dalam bisnis untuk sebuah proyek e-government mungkin termasuk tujuan proyek, manfaat sebuah estimasi, risiko dan hambatan, dan perkiraan kebutuhan sumber daya meliputi keuangan, sumber daya manusia (yaitu pekerjaan dan keterampilan), teknologi, dan rentang waktu.

Rincian kiriman proyek (seperti hal-hal proyek e-government yang harus menghasilkan semacam laporan kelayakan, dokumen spesifikasi dan akhir dari sistem, dan jadwal) dapat disetujui pada tahap ini. Jadi mekanisme ini juga dapat untuk melaporkan kembali kemajuan ke Kelompok Pengarah E-Government.

Baris matriks akan disatukan dalam rencana sumber daya di seluruh organisasi: untuk pelatihan personil dan pengembangan, untuk keuangan, untuk teknologi, dll. Mungkin juga ada tambahan dimensi ke matriks, waktu menunjukkan apa yang harus terjadi dana pa yang harus dibayar untuk beberapa tahun tertentu.

  1. Implementasi Strategi 2: Kelola, Evolve dan Review Strategi eGovernment

Perencanaan strategis tidak dimaksudkan untuk menjadi sebuah aktivitas satu kali tapi siklus terus menerus yang perlu direvisi sepenuhnya di akhir periode kerangka strategis, atau sebelumnya jika keadaan berubah atau objektif tidak tercapai.

Salah satu tugas Kelompok Pengarah E-Government memantau pelaksanaan rencana strategis. Pemantauan mengumpulkan informasi tentang:

  • kinerja terhadap tujuan yang ditetapkan baik e-government secara keseluruhan maupun individual proyek e-government;
  • manfaat yang diperoleh organisasi dari sistem e-government;
  • masalah yang terkait dengan pengembangan atau mengoperasikan sistem e-government, dengan diagnosa dan perbaikkan yang diusulkan;
  • dampak lain yang terkait dengan sistem e-government;
  • perubahan signifikan yang disebabkan oleh faktor internal dan eksternal yang memengaruhi kinerja organisasi; dan
  • sumber daya yang digunakan dan diproyeksikan untuk digunakan.

Semua ini berarti strategi itu harus mengandung setidaknya beberapa sentimen tonggak luas atau indikator kemajuan kinerja.

Atas dasar informasi yang terkumpul, Kelompok Pengarah E-Government mungkin memutuskan untuk memodifikasi strateginya. Sebagai contoh, prioritas proyek dapat diubah sesuai dengan perubahan lingkungan eksternal, atau arsitektur sistem e-government dapat direvisi dalam munculnya fungsi organisasi.

Pemantauan dipandang sebagai proses aktivitas yang terus berlanjut, tapi mungkin digabungkan di dalam ulasan siklis strategi. Hal ini mungkin termasuk dua hal. Pertama, review kemajuan tahunan proyek e-government dan penciptaan organisasi baru, rencana implementasi yang luas untuk 12-18 bulan berikutnya sesuai dengan budget siklus. Kedua, review utama setiap 3-5 tahun yang dimulai dari prinsip pertama (yaitu dari strategi bisnis yang direvisi untuk organisasi) dan menyajikan hal yang baru tentang rencana strategis e-government untuk organisasi.