Kategori
Uncategorized

PUSAT ARSIP (RECORD CENTER)

Pusat arsip (record center) adalah tempat dengan spisifikasi tertentu yang dirancang untuk menyimpan, memelihara, merawat dan mengelola arsip inaktif dengan maksud agar tercipta efisiensi dan efektifitas. Arsip inaktif perlu dibuatkan tempat tersendiri mengingat arsip tersebut merupakan arsip terbanyak dibandingkan dengan arsip lainnya. Pembentukan pusat arsip (record center) adalah untuk mengurangi volume arsip inaktif yang disimpan di unit pencipta arsip (central file), mengendalikan arus arsip inaktif dari central file ke record center, memudahkan penemuan kembali arsip (retrieval), menghemat biaya, dan menjamin keamanan arsip inaktif, baik fisik maupun informasinya. Pada dasarnya Record Center berfungsi untuk menekan biaya penyimpanan arsip dinamis inaktif tanpa mengurangi fungsinya dalam kemudahan temu kembali dan pencegahan hilang atau rusaknya arsip.

Berdasarkan Undang-undang No 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan pada pasal 1 ayat 2 menyebutkan bahwa Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. Pasal 1 ayat 12, lembaga kearsipan adalah lembaga yang memiliki fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan. Sedangkan pada pasal 1 ayat 17 menyatakan bahwa Arsip perguruan tinggi adalah lembaga kearsipan berbentuk satuan organisasi perguruan tinggi, baik negeri maupun swasta yang melaksanakan fungsi dan tugas penyelenggaraan kearsipan di lingkungan perguruan tinggi. Penyelenggaraan kearsipan perguruan tinggi menjadi tanggung jawab perguruan tinggi dan dilaksanakan oleh lembaga kearsipan perguruan tinggi. Pembinaan kearsipan perguruan tinggi dilaksanakan oleh lembaga kearsipan perguruan tinggi terhadap satuan kerja dan civitas akademika di lingkungan perguruan tinggi.

William (1970), menjelaskan terkait standar bangunan dan peralatan pada Record Center organisasi pemerintahan di Amerika Serikat. Indikator keberhasilan Record Center dijelaskan lebih lanjut apabila dapat menyediakan perlindungan untuk record dan memungkinkan penghematan untuk organisasi.
Kajian William (1970) menunjukkan bahwa terdapat 6 area yang seharusnya ada di Record Center:
a. Area Penerimaan, dimana arsip dinamis inaktif secara sementara disimpan setelah proses pemindahan.
b. Area pemusnahan, dimana arsip dinamis inaktif dimusnahkan dengan metode tertentu.
c. Area penyimpanan, dimana arsip dinamis inaktif disimpan
d. Vault area yang digunakan untuk menyimpan arsip vital dan arsip statis
e. Area alih media untuk mengalihmediakan arsip pada media kertas ke bentuk microfilm
f. Area kantor, termasuk area perpustakaan, pameran dan konferensi.

Berdasarkan hasil kajian dilakukan oleh Faber (2010) tentang proses pemindahan di Record Center. Faber (2010) menyampaikan permasalahan yang muncul dalam proses pemindahan yaitu: penentuan tanggung jawab, anggaran hingga tekanan yang muncul dalam proses pemindahan. Hasil dari studi menunjukkan pentingnya komunikasi, penyerahan wewenang hingga hak akses dalam Record Center. Selain itu, harus direncanakan langkah langkah pemindahan mulai dari 6 bulan sebelumnya untuk menghasilkan manajemen pemindahan arsip dinamis.

Hal yang harus diperhatikan dalam pembangunan Record Center yaitu standar gedung dan penyimpanan arsip inaktif yang diatur dalam KEPKA ANRI nomor 03 tahun 2000 tentang Standar Minimal Gedung Dan Ruang Penyimpanan Arsip Inaktif.

Kata kunci : Record Center, central file