Kategori
Uncategorized

PEMELIHARAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF

Artikel sebelumnya membahas tentang pemeliharaan arsip dinamis aktif. Kali ini akan membahas tentang “Pemeliharaan Arsip Dinamis Inaktif”.
Berdasarkan Perka ANRI No. 9 Tahun 2018 tentang Pemeliharaan Arsip Dinamis.
Ruang lingkup Pemeliharaan Arsip Dinamis meliputi:
a. pemeliharaan Arsip aktif
b. pemeliharaan Arsip Inaktif; dan
c. Alih Media Arsip.

Arsip Inaktif adalah Arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
Pemeliharaan Arsip Inaktif menjadi tanggung jawab pimpinan unit keArsipan. Pemeliharaan Arsip Inaktif harus menggunakan prasarana dan sarana keArsipan sesuai dengan standar.
Pemeliharaan Arsip Inaktif dilakukan melalui kegiatan penataan dan penyimpanan Arsip Inaktif.
Arsip Inaktif berasal dari unit pengolah yang telah melewati retensi aktif dan memasuki retensi inaktif berdasarkan JRA.
Penataan dan penyimpanan Arsip Inaktif dilakukan berdasarkan prinsip asal-usul (principle of provenance) dan prinsip aturan asli (principle of original order). Penataan dan penyimpanan Arsip Inaktif dilakukan untuk menjaga Arsip dapat melekat pada konteks Penciptaannya, tetap terkelola dalam satu Pencipta Arsip (provenance), dan tidak dicampur dengan Arsip yang berasal dari Pencipta Arsip lain.
Penataan Arsip Inaktif dilaksanakan melalui kegiatan:
a. pengaturan fisik Arsip;
b. pengolahan informasi Arsip; dan
c. penyusunan daftar Arsip Inaktif.
Dalam melaksanakan pemeliharaan Arsip Inaktif Unit keArsipan harus menyediakan ruang atau gedung sentral Arsip Inaktif (record center).
Penyimpanan Arsip Inaktif dilakukan terhadap Arsip yang sudah didaftar dalam daftar Arsip Inaktif. Penyimpanan Arsip Inaktif dilaksanakan untuk menjamin keamanan fisik dan informasi Arsip selama jangka waktu penyimpanan Arsip berdasarkan Jadwal Retensi Arsip.

Dalam hal Arsip Inaktif yang disimpan unit keArsipan:
a. telah melewati retensi Arsip Inaktif dan berketerangan permanen berdasarkan Jadwal Retensi Arsip, unit kearsipan pada tiap Pencipta Arsip harus melaksanakan penyerahan Arsip kepada lembaga kearsipan; dan
b. telah melewati retensi Arsip Inaktif dan berketerangan musnah berdasarkan Jadwal Retensi Arsip, unit kearsipan pada tiap Pencipta Arsip dapat melaksanakan pemusnahan Arsip berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan.

    • PEMELIHARAAN ARSIP INAKTIF
      Pemeliharaan arsip inaktif meliputi kegiatan:
      a. penataan arsip inaktif;dan
      b. penyimpanan arsip inaktif
      A. PENATAAN ARSIP INAKTIF
      Penataan arsip inaktif pada unit kearsipan dilaksanakan melalui prosedur:
      a. pengaturan fisik arsip,
      1) Kegiatan pengaturan fisik arsip inaktif pada unit kearsipan diawali kegiatan pemeriksaan dan verifikasi arsip yang dipindahkan untuk memastikan kelengkapan arsip, kesesuaian fisik arsip dengan daftar arsip serta penyusunan daftar arsip inaktif;
      1) Pengaturan fisik arsip dilakukan dengan kegiatan:                 a. penataan arsip dalam boks;
      • penataan arsip dikelompokkan berdasarkan media simpan dan
      sarana penyimpanannya; dan
      • menempatkan arsip pada boks dengan tetap mempertahankan penataan arsip ketika masih aktif (aturan asli) dan asal usul, serta menempatkan lembar tunjuk silang apabila diperlukan.
      • Tunjuk silang diperlukan apabila terdapat informasi arsip yang saling berhubungan antara satu unit kerja dengan unit kerja lainya dan/atau arsip direkam pada media yang berbeda.
      b. penomoran boks dan pelabelan;
      • Membuat label boks dengan mencantumkan lokasi simpan, nomor
      boks dan nomor folder secara konsisten.
      • Pemberian nomor boks dilakukan sesuai urutan nomor.
      Contoh penomoran boks :
      A.01.01 (ruang A, rak 1, boks nomor 1)
      A.01.02 (ruang A, rak 1, boks nomor 2)
      A.01.03 (ruang A, rak 1, boks nomor 3)
      c. pengaturan penempatan boks pada tempat penyimpanan.
      Pengaturan penempatan boks arsip pada tempat penyimpanan sesuai dengan prinsip asal usul diatur sebagai berikut:
      • setingkat unit kerja eselon I pada lembaga negara;
      • setingkat Perangkat Daerah
  • b.pengolahan informasi arsip
    1) Pengolahan informasi arsip menghasilkan daftar informasi tematik yang paling sedikit memuat judul, pencipta arsip, uraian hasil pengolahan dan kurun waktu.
    2) Pengolahan informasi arsip dilakukan untuk menyediakan bahan layanan informasi publik
    dan kepentingan internal lembaga, dengan cara mengidentifikasi dan menghubungkan keterkaitan arsip dalam satu keutuhan informasi berdasarkan arsip yang dikelola di unit
    kearsipan.
  • c. penyusunan daftar arsip inaktif
    1) Unit Kearsipan membuat daftar arsip inaktif berdasarkan daftar arsip yang
    dipindahkan dari unit pengolah.
    2) Unit kearsipan mengolah daftar arsip inaktif dengan menambahkan
    informasi nomor definitif folder dan boks yang diurutkan sesuai dengan database daftar arsip inaktif masing- masing provenance pencipta arsip.
    3) Pembaharuan Daftar Arsip Inaktif dilakukan setiap terjadi pemindahan, pemusnahan, dan penyerahan arsip paling sedikit Satu tahun sekali.
    4) . Penyusunan daftar arsip inaktif memuat informasi tentang:
    • pencipta arsip;
    • unit pengolah;
    • nomor arsip;
    • kode klasifikasi;
    • uraian informasi arsip/berkas;
    • kurun waktu;
    • jumlah; dan
    • tingkat perkembangan
    • keterangan (media arsip, kondisi, dll)
    • nomor definitif folder dan boks
    • lokasi simpan (ruangan dan nomor rak)
    • jangka simpan dan nasib akhir
    • kategori arsip.

Kata kunci : arsip inaktif, penataan
Perka ANRI No. 9 Tahun 2018

Kategori
Uncategorized

PEMELIHARAAN ARSIP DINAMIS AKTIF

Dalam rangka melaksanakan ketentuan Pasal 46 Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang KeArsipan dan untuk memberikan arah, landasan dan kepastian hukum pelaksanaan Alih Media Arsip, maka Kepala ANRI menetapkan Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia No. 9 Tahun 2018, tentang Pedoman Pemeliharaan Arsip Dinamis.

Pemeliharaan Arsip Dinamis adalah kegiatan menjaga keutuhan, keamanan, dan keselamatan Arsip baik fisik maupun informasinya yang meliputi kegiatan pemberkasan dan penyimpanan Arsip Aktif, penataan dan penyimpanan Arsip Inaktif, dan Alih Media Arsip
Arsip Dinamis adalah Arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan Pencipta Arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Arsip Aktif adalah Arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.
Pencipta Arsip adalah lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, badan usaha milik negara, badan usaha milik daerah, perusahaan dan perguruan tinggi swasta terhadap Arsip yang tercipta dari kegiatan yang dibiayai dengan anggaran negara dan/atau bantuan luar negeri dan pihak ketiga yang diberi pekerjaan berdasarkan perjanjian kerja dengan Pencipta Arsip sebagai pemberi kerja.
Unit Pengolah adalah satuan kerja pada Pencipta Arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua Arsip yang berkaitan dengan kegiatan Penciptaan Arsip di lingkungannya.
Unit KeArsipan adalah satuan kerja pada Pencipta Arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan keArsipan.
Pemberkasan adalah penempatan naskah ke dalam suatu himpunan yang tersusun secara sistematis dan logis sesuai dengan konteks kegiatannya sehingga menjadi satu berkas karena memiliki hubungan informasi, kesamaan jenis atau kesamaan masalah dari suatu unit kerja.
Alih Media adalah kegiatan pengalihan media Arsip dari satu media ke media lainnya dalam rangka memudahkan akses Arsip.
Sentral Arsip Aktif (Central File) adalah tempat penyimpanan Arsip Aktif yang dirancang untuk penyimpanan Arsip secara efisien, efektif, dan aman.
Berkas adalah himpunan Arsip yang disatukan karena memiliki keterkaitan dalam suatu konteks pelaksanaan kegiatan dan memiliki kesamaan jenis kegiatan/peristiwa dan/atau kesamaan masalah.
Isi Berkas adalah satu atau beberapa item Arsip yang merupakan informasi dari berkas kegiatan/peristiwa, yang mencerminkan penyelesaian program/kegiatan

Dalam pemeliharaan arsip dinamis aktif, ada bahan dan peralatan yang dibutuhkan diantaranya :
1. Folder adalah wadah untuk menyimpan naskah-naskah transaksi.
2. Guide/Sekat adalah pembatas/penyekat antara kelompok berkas yang satu dengan berkas yang lain atau penunjuk antara kode yang satu dengan yang lain sesuai dengan pembagian.
3. Filing Cabinet adalah sarana untuk menyimpan Arsip Aktif yang sudah ditata.
4. Label adalah kertas yang ditempelkan di tab guide atau folder.
5. Pelabelan adalah realisasi dari kegiatan penentuan indeks dan kode
6. Out Indicator adalah alat yang digunakan untuk menandai keluarnya Arsip dari laci atau Filing Cabinet
7. Indeks adalah tanda pengenal Arsip atau judul berkas Arsip (kata tangkap) yang berfungsi untuk membedakan antara berkas Arsip yang satu dengan berkas Arsip yang lain dan sebagai sarana bantu untuk memudahkan penemuan kembali Arsip.
8.Tunjuk Silang adalah sarana bantu penemuan kembali untuk menunjukkan adanya Arsip yang memiliki hubungan antara Arsip yang satu dengan Arsip yang lain atau yang memiliki nama berbeda tetapi memiliki pengertian yang sama atau untuk menunjukkan tempat penyimpanan Arsip yang berbeda karena bentuknya yang harus disimpan terpisah.

Kata kunci : arsip dinamis, pemberkasan, arsip aktif, berkas, isi berkas

Kategori
Uncategorized

PUSAT ARSIP (RECORD CENTER)

Pusat arsip (record center) adalah tempat dengan spisifikasi tertentu yang dirancang untuk menyimpan, memelihara, merawat dan mengelola arsip inaktif dengan maksud agar tercipta efisiensi dan efektifitas. Arsip inaktif perlu dibuatkan tempat tersendiri mengingat arsip tersebut merupakan arsip terbanyak dibandingkan dengan arsip lainnya. Pembentukan pusat arsip (record center) adalah untuk mengurangi volume arsip inaktif yang disimpan di unit pencipta arsip (central file), mengendalikan arus arsip inaktif dari central file ke record center, memudahkan penemuan kembali arsip (retrieval), menghemat biaya, dan menjamin keamanan arsip inaktif, baik fisik maupun informasinya. Pada dasarnya Record Center berfungsi untuk menekan biaya penyimpanan arsip dinamis inaktif tanpa mengurangi fungsinya dalam kemudahan temu kembali dan pencegahan hilang atau rusaknya arsip.

Berdasarkan Undang-undang No 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan pada pasal 1 ayat 2 menyebutkan bahwa Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. Pasal 1 ayat 12, lembaga kearsipan adalah lembaga yang memiliki fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan. Sedangkan pada pasal 1 ayat 17 menyatakan bahwa Arsip perguruan tinggi adalah lembaga kearsipan berbentuk satuan organisasi perguruan tinggi, baik negeri maupun swasta yang melaksanakan fungsi dan tugas penyelenggaraan kearsipan di lingkungan perguruan tinggi. Penyelenggaraan kearsipan perguruan tinggi menjadi tanggung jawab perguruan tinggi dan dilaksanakan oleh lembaga kearsipan perguruan tinggi. Pembinaan kearsipan perguruan tinggi dilaksanakan oleh lembaga kearsipan perguruan tinggi terhadap satuan kerja dan civitas akademika di lingkungan perguruan tinggi.

William (1970), menjelaskan terkait standar bangunan dan peralatan pada Record Center organisasi pemerintahan di Amerika Serikat. Indikator keberhasilan Record Center dijelaskan lebih lanjut apabila dapat menyediakan perlindungan untuk record dan memungkinkan penghematan untuk organisasi.
Kajian William (1970) menunjukkan bahwa terdapat 6 area yang seharusnya ada di Record Center:
a. Area Penerimaan, dimana arsip dinamis inaktif secara sementara disimpan setelah proses pemindahan.
b. Area pemusnahan, dimana arsip dinamis inaktif dimusnahkan dengan metode tertentu.
c. Area penyimpanan, dimana arsip dinamis inaktif disimpan
d. Vault area yang digunakan untuk menyimpan arsip vital dan arsip statis
e. Area alih media untuk mengalihmediakan arsip pada media kertas ke bentuk microfilm
f. Area kantor, termasuk area perpustakaan, pameran dan konferensi.

Berdasarkan hasil kajian dilakukan oleh Faber (2010) tentang proses pemindahan di Record Center. Faber (2010) menyampaikan permasalahan yang muncul dalam proses pemindahan yaitu: penentuan tanggung jawab, anggaran hingga tekanan yang muncul dalam proses pemindahan. Hasil dari studi menunjukkan pentingnya komunikasi, penyerahan wewenang hingga hak akses dalam Record Center. Selain itu, harus direncanakan langkah langkah pemindahan mulai dari 6 bulan sebelumnya untuk menghasilkan manajemen pemindahan arsip dinamis.

Hal yang harus diperhatikan dalam pembangunan Record Center yaitu standar gedung dan penyimpanan arsip inaktif yang diatur dalam KEPKA ANRI nomor 03 tahun 2000 tentang Standar Minimal Gedung Dan Ruang Penyimpanan Arsip Inaktif.

Kata kunci : Record Center, central file

Kategori
Uncategorized

Hello world!

Selamat datang di Blog Universitas Padjadjaran. Ini adalah artikel pertama Anda.