Organisasi dalam Pendekatan Sistem

Terdapat kesepakatan yang luas di antara para teoritikus organisasi bahwa perspektif sistem menawarkan pandangan penting mengenai cara kerja sebuah organisasi. Namun, sebelum membahas bagaimana organisasi dalam pendekatan sistem. Terlebih dahulu dibahas tentang apakah itu organisasi?

Organisasi itu sendiri mempunyai banyak definisi, hampir setiap disiplin ilmu pengetahuan mencoba untuk mendefinisikan apa arti organisasi dari sudut pandang masing-masing disiplin. Berdasarkan latar belakang dan kepentingan penelitian yaitu tentang struktur organisasi perusahaan, oleh karena itu definisi organisasi dijelaskan  dari disiplin ilmu ekonomi dan ilmu komunikasi organisasi. Berikut kutipan-kutipan tentang definisi organisasi :

  • Cyril Soffer mendefinisikan “organisasi adalah perserikatan orang-orang yang masing-masing diberi peranan tertentu dalam suatu sistem kerja dan pembagian kerja dalam mana pekerjaan itu diperinci menjadi tugas-tugas, dibagikan diantara pemegang peranan dan kemudian digabung ke dalam beberapa bentuk hasil” (dalam Reksohadiprojo dan Handoko, 2001:6).
  • Rogers dan Rogers mendefinisikan “Organisasi sebagai suatu kumpulan (atau sistem) individu  yang bersama-sama, melalui suatu hirarki pangkat dan pembagian kerja, berusaha mencapai tujuan tertentu” (dalam Tubbs dan Moss, 1996:164)
  • Pace dan Faules berpendapat organisasi mengisyaratkan bahwa “Sesuatu yang nyata merangkum orang-orang, hubungan-hubungan, dan tujuan-tujuan, atau organisasi sebagai wadah” (Pace dan Faules, 1998:11)
  • Robbins mengatakan organisasi adalah “Sebuah bentuk kerjasama yang sistematik antara sejumlah orang untuk memenuhi tujuan yang telah ditetapkan” (dalam Liliweri, 2004: 10)
  • Max Weber mengatakan bahwa “Organisasi merupakan sebuah bentuk rational-legal system dari sebuah struktur dan proses yang menggambarkan rancangan aktivitas tertentu untuk mencapai tujuan tertentu pula (disebut birokrasi)” (dalam Liliweri, 2004:10)

Dari definisi-definisi tersebut menunjukkan bahwa organisasi mengandung unsur-unsur : 1) ada sejumlah orang; 2) ada tugas-tugas; 3) ada sarana dan prasarana; 4) ada kerjasama (tentu ada aturan untuk mengatur kerjasama – komunikasi); dan 5) ada tujuan yang telah ditetapkan.

Menurut Liliweri, unsur-unsur organisasi tersebut dijelaskan sebagai berikut :

  • Pertama, pengertian sejumlah orang menunjukkan bahwa organisasi dibentuk oleh orang-orang yang telah diseleksi memenuhi syarat-syarat tertentu, jenis kelamin, tingkat pendidikan formal dan jenis pendidikan informal, pengalaman, kemampuan individual dan kerjasama.
  • Kedua, tugas-tugas tertentu berkaitan dengan pelimpahan tugas, fungsi diikuti dengan kekuasaan dan kewenangan untuk melaksanakannya sebagai tanggung jawab baik bagi dirinya maupun untuk kepentingan organisasi maupun orang-orang lain yang berkaitan dengannya atau mereka yang dilayani.
  • Ketiga, pengertian sarana dan prasarana berkaitan dengan segala fasilitas material dan non material yang mendukung atau memudahkan terlaksananya satu atau lebih tugas yang telah dipercayakan kepada  dia.
  • Keempat, pengertian kerjasama mengacu pada sebuah dinamika hubungan antara satu jenis pekerjaan dengan pekerjaan lain, dan juga prasarana abstrak seperti aturan atau regulasi yang menetapakan ruang lingkup tugas dan fungsi, ruang lingkup kekuasaan dan wewenang serta pengaturan hubungan-hubungan di antara mereka.
  • Kelima, pengertian tujuan yang telah ditetapkan berkaitan dengan harapan atau cita-cita yang ideal yang akan dicapai dalam kebersamaan tersebut.

(Liliweri, 2004:15)

 

Pengertian organisasi yang berdasarkan dari definisi-definisi tersebut, dimana organisasi sebagai wadah, yang berbentuk fisik dan konkrit, sebuah struktur dengan batas-batas yang pasti, merangkum orang-orang, hubungan-hubungan , dan tujuan-tujuan, menurut Weick adalah cara pandang (pendekatan) objektif yaitu “Pandangan objektif menganggap organisasi sebagai struktur, sesuatu yang stabil. Sedangkan pandangan subjektif menganggap mengorganisasikan perilaku yaitu kegiatan yang dilakukan orang-orang” (dalam Pace dan Faules, 1998: 11).

Untuk tujuan studi ini akan melihat kedua pandangan (objektif dan subjektif) yaitu mencakup organisasi sebagai suatu struktur (“anatomi”), serta organisasi sebagai organisasi perilaku atau dinamika perilaku. Dinamika ini akan mempengaruhi sebaliknya juga dipengaruhi oleh struktur suatu organisasi.

Pembicaraan tentang organisasi ternyata tidak dapat dilepaskan dari unsur atau ciri sistem. Dalam organisasi terdapat ciri sistem, antara lain : organisasi adalah suatu ‘entitas’ atau wujud, mempunyai tujuan, batas, terdiri dari sub-sistem – sub-sistem, saling keterkaitan. Oleh karena itu, sependapat dengan Scott bahwa “Satu-satunya cara yang bermakna untuk mempelajari organisasi …… adalah sebagai suatu sistem” (dalam Pace dan Faules, 1998:63).

Perspektif sistem memberi kesempatan untuk melihat organisasi sebagai keseluruhan dengan bagian yang saling bergantung satu sama lain (sebuah sistem terdiri dari sub-sub sistem).          Organisasi ditinjau melalui perspektif teori sistem, menurut    Gibson,   Ivancevich   dan    Donnelly,  “Organisasi   dianggap   sebagai

satu  elemen    dari   sejumlah   elemen  yang saling bergantung. Arus masukan dan keluaran adalah titik dasar permulaan dalam menggambarkan organisasi. Dalam pengertian yang paling sederhana, organisasi mengambil sumber daya masukan dari sistem yang lebih luas (lingkungan), sumber daya ini diproses, dan keluar dalam bentuk yang diubah (keluaran). (Gibson, Ivancevich dan Donnelly, 1987:30)

 

Jadi organisasi dapat juga dipandang sebagai sebuah sistem yang mengelola masukkan faktor-faktor material dan non material (tenaga kerja, uang, bahan baku, peralatan) yang kemudian ditransformasikan atau diproses untuk menghasilkan keluaran berupa layanan dan produk tertentu. Keluaran tersebut dapat dijadikan sebagai umpan balik untuk mengevaluasi sistem mulai dari masukan, proses dan keluaran.

Untuk mencapai efektivitas organisasi, dikaitkan dengan teori sistem tersebut, adalah tidak sempurna apabila memandang efektivitas organisasi hanya atas dasar hasil pencapaian tujuan atau berfokus kepada keluaran (output) saja. Tetapi sebuah organisasi juga harus dinilai berdasarkan kemampuannya untuk memperoleh masukan, dan memproses masukan tersebut. Di sini, keluaran juga dapat dijadikan umpan balik untuk mengevaluasi sistem mulai dari masukan, proses dan keluaran.

Berdasarkan jenis sistem yang ada (sistem tertutup dan sistem terbuka), studi organisasi lebih tepat mengikuti perspektif sistem terbuka, yaitu mengakui interaksi yang dinamis dari sistem dengan lingkungannya. Misalnya organisasi mendapatkan bahan baku dan sumber daya manusia dari lingkungan, organisai bergantung pada klien dan pelanggannya, juga berada dalam lingkungan untuk menyerap keluaran organisasi.

Nicholas Henry selanjutnya mengetengahkan tiga model organisasi  dalam rangka memperjelas bentuk, corak dan karakteristik organisasi, yaitu sebagai berikut :

  1. Model sistem tertutup ; berangkat dari sebuah asumsi yang bersifat konstan, segala sesuatu tidak berubah, sebagai contoh adalah tugas-tugas rutin berlangsung secara stabil. Boleh dikatakan bahwa aktivitas, distribusi alokasi pegawai, fasilitas dan sebagainya bersifat monoton, pengorganisasian bersifat sentralistik.
  2. Model sistem terbuka ; lebih bersifat akomodatif terhadap perubahan, kondisi tugas tidak dianggap konstan dan distribusi kewenangan lebih bersifat desentralistik.

3. Model sintesis ; kedua model tersebut selanjutnya dianalisis sehingga lahirlah organisasi yang merupakan sistesa dari model tertutup dan model terbuka. (dalam Sulistiyani dan Rosidah, 2003:33)

Struktur sebagai variabel organisasi

Gibson, Ivancevich, dan Donnelly (1987:52) menjelaskan bahwa “Variabel organisasi terdiri dari sumber daya, kepemimpinan, imbalan, struktur, dan desain pekerjaan”. Sedangkan menurut Pace dan Faules, “Unsur-unsur dasar yang membentuk suatu organisasi dapat diringkas menjadi lima kategori besar ; anggota organisasi, pekerjaan dalam organisasi, praktik-praktik pengelolaan, struktur organisasi dan pedoman organisasi”  (Pace dan Faules, 1998:151). Dengan demikian struktur (organisasi) merupakan variabel atau unsur penting dalam organisasi.

Pentingnya       struktur       dalam       organisasi      McPhee      berpendapat,

 

Struktur   merupakan sebuah karakteristik yang menentukan dari sebuah organisasi – ialah yang menyebabkan atau memungkinkan kualitas atmosfir yang mendukung kemantapan rutinitas yang membedakan pekerjaan dalam sebuah organisasi dari aktivitas-aktivitas dalam sebuah kelompok, sebuah mafia, sebuah masyarakat dan sebagainya (dalam Littlejohn, 1995:317)

 

Melalui sebuah struktur maka diterangkan dan dipahami bagaimana keteraturan hubungan dan kerjasama antarmanusia dalam wadah tersebut. Pada struktur organisasi, menurut Robbins, “Menetapkan bagaimana tugas akan dibagi, siapa melapor kepada siapa, dan mekanisme koordinasi yang formal serta pola interaksi yang akan diikuti” (Robbins, 1994:6). Dalam studi administrasi, manajemen dan organisasi, hal tersebut disebut pengorganisasian (organizing). Tugas atau pekerjaan kemudian dibagi-bagi melalui spesialisasi yaitu mengelompokkannya bersama sehingga tugas-tugas yang sama dapat dikoordinasi dalam satu basis. Dasar pengelompokkan bersama pekerjaan ini disebut departementalisasi (departementalizational).

McPhee lebih lanjut menjelaskan unsur-unsur organisasi yang tercakup dalam gagasan  struktur  (formal),  sebagai berikut :  “Itu  meliputi  hal-hal seperti  nama-

nama resmi pekerjaan, deskripsi, dan tujuan bagi pegawai, juga kondisi-kondisi pekerjaan mereka atau kontrak pekerjaan; pembedaan pekerjaan berdasarkan divisi, bagian, atau unit kerja; buku-buku baku mengenai prosedur pengoperasian; “anggaran dasar perusahaan” (coorporate charter) dan dokumen-dokumen lain yang menetapkan landasan hukum organisasi, dsb….. saya akan memasukkan juga ke dalam struktur berbagai sistem bagi dukungan keputusan, informasi manajemen, penilaian kerja dan kompensasi, dan kontrol keuangan (dalam Pace dan Faules, 1998:18-19).

 

Dengan demikian, pada struktur organisasi formal menghendaki adanya spesialisasi pekerjaan/tugas berdasarkan divisi, kekuasaan dan kewenangan, peraturan kerja, prosedur kerja, kebijakan, dan koordinasi tugas atau hubungan-hubungan yang dapat dilakukan oleh anggota-anggota organisasi.

Tulisan dari Hasibuan menjelaskan secara terperinci tentang hal-hal atau informasi terbaca dari suatu struktur dan bagan organisasi. Menurutnya, “Struktur dan bagan organisasi (Organization Chart) memberikan manfaat dan informasi penting tentang hal-hal berikut :

  1. Pembagian kerja artinya setiap kotak akan mewakili tanggung jawab seseorang atau subunit untuk bagian tertentu dari beban kerja organisasi.
  2. Informasi atasan dan bawahan artinya bagan organisasi akan menunjukkan garis komando atau siapa atasan dan siapa bawahan
  3. Jenis pekerjaan yang dilaksanakan artinya uraian kotak-kotak menunjukkan tugas-tugas kerja organisasi atau bidang-bidang tanggung jawab yang berbeda.
  4. Pengelompokan bagian-bagian kerja artinya keseluruhan bagan menunjukkan dasar pembagian aktivitas organisasi (atas dasar wilayah, produksi, enterprise function, dan lain sebagainya)
  5. Tingkat manajer artinya sebuah bagan tidak hanya menunjukkan manajer dan bawahan secara perseorangan, tetapi juga hierarki manajemen secara keseluruhan. Semua orang yang melapor kepada orang yang sama berada pada tingkatan manajer yang sama, tidak jadi soal dimana kemunculan mereka pada bagan.
  6. Pimpinan organisasi artinya bagan organisasi menunjukkan sistem kepemimpinan organisasi, apa pimpinan tunggal (segitiga) atau pimpinan kolektif (kerucur).

(Hasibuan, 2007:6).

 

 

This entry was posted in Uncategorized. Bookmark the permalink.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>

To use reCAPTCHA you must get an API key from https://www.google.com/recaptcha/admin/create