3 Kekurangan Menggunakan Microsoft Excel Sebagai Aplikasi Pencatatan Fixed Asset

Tahukah anda kekurangan jika anda menggunakan excel dibanding menggunakan fixed asset managemet software sebagai sistem pengelolaan aset? Memang microsoft excel sudah menjadi salah satu program wajib setiap komputer. Selain aplikasi microsoft word, microsoft excel pun digunakan oleh orang yang berniat melakukan pencatatan dan pengolahan data terutama data-data yang berisi angka dan variabel. Begitu juga dengan anda yang ingin melakukan pencatatan fixed asset. Berikut adalah 3 kekurangan menggunakan microsft excel sebagai aplikasi pencatatan fixed asset

  1. Manual Entry

Setiap aset yang anda ingin simpan informasinya, berarti anda harus mengetikkan secara manual data-datanya ke dalam file excel anda. Sayangnya anda tidak cukup melakukan entry data dalam satu kali kesempatan. Jika ada perubahan data yang terjadi pada aset maka anda harus kembali merubah, mengupdate dan menambahkan informasi baru yang terkait.

Jika anda bertanggung jawab melakukan pengelolaan aset yang jumlahnya ratusan hingga ribuan tentu melakukan manual entry menggunakan excel akan menyita waktu dan tidak efektif bukan ? dan aktifitas ini akan bertambah berkali lipat lagi jika anda memiliki aset-aset dengan aktifitas yang tinggi.

Misal, aset-aset anda sering berpindah-pindah tempat dan berganti user. Anda tentu tidak mau ketinggalan informasi dimana lokasi dan user terakhirnya bukan ? karena informasi tersebut harus selalu tercatat dan terupdate ke database aset anda.

  1. Beresiko melakukan salah ketik dan terhapusnya data

Ketika anda bekerja dengan spredsheet seperti excel, kesalahan ketik saat penginputan data bisa menjadi efek yang berantai dalam pengumpulan data aset.

Benar atau tidaknya suatu informasi data aset yang anda input ke dalam dokumen excel hanya anda yang bisa mengetahuinya. Misal saja jumlah dari item aset yang anda miliki secara tidak sengaja anda input dengan angka yang salah pada cell/ kolom jumlah. Ketika dokumen tersebut anda berikan dan bagikan ke pihak lain, apakah mereka menyadari bahwa jumlah aset yang anda input salah ? dan efek berantainya adalah keputusan yang diambil atas data yang dimiliki bisa saja salah.

Untuk itu, bekerja dengan excel membutuhkan kecermatan dan ketelitian untuk memastikan data-data yang anda input benar sebelum melakukan save pada dokumen anda. Bahkan ketika data yang tersimpan sudah benar, resiko kesalahan pengetikkan atau tanpa sengaja men delete isian pada cell excel masih bisa saja terjadi.

Terutama saat dokumen atau file excel tersebut sering digunakan bolak balik ketika anda mengupdate informasi baru yang harus dirubah pada beberapa kolom atau cell isian.

  1. Tidak ada histori atas perubahan data yang dilakukan atau data log

Ketika anda berniat melakukan perubahan data pada file dokumen excel anda secara sengaja, setidaknya anda sadar dengan data yang anda rubah bukan ?

Namun bagaimana jika perubahan yang terjadi adalah kecelakaan yang tidak disengaja, seperti tidak sengaja mendelete isian data pada salah satu cell, tidak sengaja menuliskan data yang salah pada salah satu cell misal angka pada kolom jumlah, sehingga informasi jumlah aset yang ada pada dokumen menjadi tidak benar?

Dan ketika kemudian dokumen excel ini juga berfungsi untuk mencatat nilai, harga dan perhitungan depresiasi, kesalahan-kesalahan yang tidak disengaja diatas dapat menyebabkan perhitungan depresiasi aset anda tidak sesuai atau tidak benar.

Yang terjadi kemudian ketika anda menyadari ada yang salah dari data anda maka anda terpaksa menelusuri satu persatu cell yang ada pada file, manakah isiannya yang salah atau mungkin pengisian formula yang tidak sesuai.

Jika jumlah data anda terdiri dari beberapa baris dan kolom yang berjumlah puluhan, menemukan data yang salah mungkin terasa mudah, tapi bagaimana jika data aset anda sudah sampai ribuan baris dan kolom ? Menelusuri data yang salah tersebut akan terasa berat dan menyita waktu.

Itu kenapa pada sistem aplikasi pencatatan fixed asset yang baik, fitur histori atau log activity menjadi hal yang harus ada dan menjadi nilai tambah.

Categorized: layanan

Comments are closed.