Change Reality by Innovation

Ketika sebuah organisasi melakukan perubahan, tanggapan apa yang pertama kali didengar dari anggotanya? Apakah setiap perusahaan atau organisasi pemerintah pernah merasakan ketika ada perubahan semua berjalan tanpa ada penolakan. Jika ada anggota tim yang berteriak dan berucap “Mangapa setiap terjadi perubahan selalu saja membuat kita lebih sibuk?” apakah itu wajar? atau bisa jadi ada yang berucap “Perubahan ini sama sekali tidak akan mengubah pola kerja kita!”.  Sebuah perusahaan sepertinya tidak bisa seterusnya begitu percaya diri dengan pendapat bahwa tidak adanya perubahan perusahaan itu akan tetap baik dan maju. Perusahaan- perusahaan besar melewati beberapa dekade agar dapat bertahan  sehingga dapat masuk kedalam jajaran perusahaan kelas dunia. Perubahan dianggap sebagai bagian dari strategi bisnis yang akan selalu ada setidaknya membuat perusahaan tersebut tetap bertahan di antara pesaing- pesaingnya. Berbeda dengan sebuah Instansi pemerintahan yang sepertinya maju atau tidak maju dapat tetap dipertahankan selama pemerintahan memutuskan instansi tersebut tetap berdiri.  Bertambah kritisnya suara publik tentang pentingnya sebuah arti layanan membuat beberapa Instansi pemerintahan berupaya bangkit meskipun tidak mudah untuk menjalaninya. Sepertinya tantangan terjadinya perubahan di perusahaan swasta seperti bank, perusahaan multinasional, kepolisian dan militer  tidak serumit di instansi pemerintahan dimana mayoritas pegawainya beserta para pimpinannya yang masih memiliki budaya menikmati “zona nyaman”.  Zona nyaman bisa diartikan positif ataupun negatif. Diartikan sebagai sesuatu yang positif, ketika seseorang sudah terbiasa nyaman dengan kerja keras beserta tim nya, kemudian dipindahkan ke tempat dimana suasana kerjanya lambat. Dan sebaliknya dapat diartikan negatif ketika seseorang yang sudah terbiasa dengan rutinitas sehari- hari lambat, dipaksa untuk bekerja cepat.

Strategi perubahan yang terbaik adalah harus selalu dibawa oleh seorang pemimpin yang mencoba meningkatkan percepatan kinerja yang mungkin sebelumnya dianggap terlalu lambat dan lamban. Ketajaman seorang pemimpin dalam menentukan perubahan apa yang dilakukan ditentukan oleh berapa lama sebelumnya dia telah melihat kondisi dimana dia akan memimpin. Ketika seorang pemimpin baru saja dipilih, dia akan langsung terjun bersama perubahan – perubahan yang dia bawa. Seorang pemimpin bisa saja harus bersikap seperti seorang diktaktor yang tanpa pandang bulu menentukan segala sesutunya oleh dia dan tidak boleh ada yang melawan,  sebagai seorang pelatih yang mencoba mendidik pegawainya dengan latihan- latihan teratur, sebagai seorang yang berusaha membentuk karakter-karakter pegawainya lebih baik. Hal tersebut bisa jadi dikatakan benar, tergantung situasi organisasi yang dia pimpin seperti apa. Kultur dan Attitude organisasi menjadi kunci terbaik untuk menentukan seorang pemimpin harus seperti apa.

Universitas Padjadjaran, sebuah perguruan tinggi negeri, dengan kelebihan dan kekurangannya, telah menjadi salah satu perguruan tinggi yang ikut berlomba menjadi perguruan tinggi yang sejajar dengan universitas- universitas di dunia. Tantangan besar ada di tangan pemimpin nomor 1.  Sejak tahun 2006 Unpad dikejutkan dengan perubahan- perubahan besar (Radical Change).  Perubahan besar ini dilakukan oleh rektor baru saat itu dengan mengedepankan nilai- nilai perubahan tanpa mengubah rencana strategis Unpad itu sendiri. Sepertinya rektor Unpad saat itu telah menilai bahwa untuk mengejar World Class University dengan kondisi Unpad seperti ini akan sangat sulit untuk dicapai. Permasalahan terbesar adalah nilai-nilai pegawai yang ada saat itu sangat beragam dan tantangan terbesar adalah kultur pegawai yang sudah terlalu lama memiliki pemikiran kerja dengan mindset PNS. Cap negatif terhadap PNS begitu terlalu lama dibiarkan meskipun tidak semua orang yang menyandang title PNS negatif, namun stigma masyarakat melihat PNS memunculkan moto- moto yang bernada negatif : “Mo Pinter Mo Bodoh Gaji Sama”, “Kerja Keras Kerja Dikit Sama” dll. Pandangan Masyarakat ini telah mengakar termasuk di Unpad. Rektor Unpad ikut merasakan kondisi ini. Untuk mengawalinya dibuatlah terapi- terapi kejutan yang bukan sekedar gertak sambal.

Perubahan radikal di susun secara bertahap diantaranya adalah Sistem pembayaran terpusat ke Bank.  Perubahan ini memang membuat hampis seluruh isi kampus yang berhubungan dengan sistem akademik terkejut. Dengan persiapan apa adanya, dengan kerasnya tangan pimpinan saat itu bermasalah, tidak bermaslaah perubahan itu tetap dijalankan.  Resistensinya cukup besar namun sepertinya Rektor telah memperhitungkannya. Ada beberapa point yang muncul akibat dari terjadinya perubahan ini, Pertama seluruh staff administrasi pendaftaran ditambah sibuk bukan main, bagian keuangan dibikin stress bukan main, bahkan bank dan tim IT Pusat pun tidak kalah stressnya. Yang kedua secara tidak langsung ada perubahan (mungkin sedikit) attitude, perilaku karyawannya yang dulu sistem pembayaran bisa saja ditampung di fakultas, namun setelah terjadinya perubahan itu mulai disiplin dimana segala sesutau pembayaran harus ke bank. Ketiga mahasiswa dipaksa untuk melakukan pembayaran ke bank dan ini tidak mudah apa lagi ketika mahasiswa sudah merasa membayar namun sistem masih menyatakan belum. Perubahan ini memang cukup besar tidak salah jika ini dapat dikatakan sebagai Perubahan Radikal atau Second Order Change yang digagas Rektor saat itu.

Perubahan Radikal kedua adalah adanya perubahan sistem Wisuda yang dipecah menjadi beberapa hari dan sesi. Hal ini sangat berpengaruh terhadap kinerja panitia yang terdiri dari karyawan Unpad itu sendiri, Mahasiswa dan Pra Guru besar yang harus bersedia menyediakan waktu lebih dari satu hari dalam satu kali wisuda. Namun manfaat yang terjadi dari perubahan ini langsung terasa terutama terhadap mahasiswa dan lingkungan. Ada point penting disini yang dapat dikatakan sebagai benefit yaitu “Kualitas Pelayanan”. Kata kunci ini adalah salah satu nilai yang masuk dan dibawa oleh Rektor unpad Saat itu. Ada banyak perubahan- perubahan lain yang diambil oleh Rektor secara tegas : Menggiatkan Seni dan Budaya sunda, pembangunan infrastruktur bagi mahasiswa, mempercantik lingkungan belajar dll.

Perubahan – perubahan yang telah dilakukan ini  diharapkan dapat berpengaruh terhadap karyawan yang secara tidak langsung memaknai nilai- nilai yang ditetapkan oleh Unpad itu sendiri . Nilai- nilai tersebut adalah RESPECT : Responsibility and Integrity, Excellence, Scientific Research, Profesionalism, Encouragement, Creative. Nilai- nilai RESPECT  tersebut harus ada dalam diri seluruh civitas academica. Tidak mudah untuk menanamkan nilai- nilai tersebut. Saya kutip ucapan rektor yang kurang lebih seperti ini

Biarkan mereka teriak, protes atau menolak, paling tidak dalam hati mereka mengatakan inilah yang benar

Apakah selama masa jabatan pertamanya ini sudah berhasil ? sepertinya belum. Masih banyak tantangan yang harus dihadapi agar unpad siap menjadi WCU. Perubahan- perubahan besar telah dilaksanakan dan dapat berjalan. Namun apakah ini dapat bertahan? . Lewins menggambarkan proses perubahan ada tiga : Unfrezzing – Moving – Refrezzing (Pencarian, Perpindahan, Pembekuan Kembali). Proses pertama telah dilakukan dimana Rektor mencoba mengukur, menganalisa kebutuhan perubahan apa yang harus dilakukan setidaknya secar garis besar telah didapat, yang kedua movement, perubahan- perubahan telah diimplementasikan dan dijalankan dan yang ketiga adalah pembekuan kembali yaitu membekukan perubahan itu menjadi kebiasaan baru dan menjadi kultur yang tetap. Untuk point yang ketiga sepertinya belum terlihat strategi apa yang harus dijalankan, kalaupun ada mungkin masih kecil.

Tahapan yang paling tepat bagi Rektor Unpad dengan masa jabatan baru tahun depan (2011) , adalah bagaimana mempertahankan perubahan yang sudah berjalan dan membuat perubahan- perubahan lain yang terus mendukung mengarah WCU. Tahapan tersebut adalah bagaimana karyawan dapat memaknai nilai- nilai organisasi secara menyeluruh. Tidak salah jika Rektor saat ini mempersiapkan salah satu program kerjanya yang mencoba lebih meningkatkan kualitas SDM.

Sumber Daya Manusia, di Unpad sebagian besar adalah PNS. Bagaimana mengubah pandangan-pandangan negatif tentang PNS ini menjadi baik dimata publik. Strategi yang dilakukan telah disiapkan tapi sepertinya untuk hal ini yang dibutuhkan oleh Rektor adalah perubahan-perubahan yang tidak radikal karena ini perlu sentuhan humanis, perubahan inkremental lah yang patut dijalankan. Ada beberapa strategi untuk mengubah kultur pegawai (perlu realistis untuk mengubah perilaku itu sangat sulit), rektor dapat menerapkan berbagai program dalam rangka perubahan inkremental ini : Memperbanyak persuasif, memberikan pelatihan – pelatihan, dimana pelatihan sebelumnya sepertinya masih belum efektif karena masih tingginya resistensi dan kebijakan pimpinan- pimpinan yang belum konsisten , untuk meninkatkanya dibutuhkan adanya pelatihan motivasi bagi pimpinan dan karyawan- karyawannya, mungkin hal ini juga untuk unit tertentu telah dijalankan, namun hanya sebagian kecil, dan yang tidak kalah penting adalah jalannya “Reward and Punishment”  secara konkrit.

Lalu bagaimana aktifitas atau action yang harus dilakukan untuk melakukan incremental change ini ? Realiti yang terjadi ini benar- benar sudah mengakar di Unpad sehingga untuk mengubahnya Inovasi lah yang bekerja. Inovasi muncul dari keilmuan mana saja, bisa jadi psikologi, manajemen, politik, kedokteran, komunikasi, ekonomi, matematik dan komputer dll.

Tulisan ini hanyalah pendapat pribadi dmana beberapa informas dan data hanyalah observasi yang terpikirkan secara insidentil, jika ada yang tidak akuran atau malah salah, penulis memohon maaf. Tulisan ini bukanlah bentuk kritisi atau bahkan promosi. Tulisan ini melainkan adalah bentuk ide dari penulis sebagai staff unpad yang berharap ikut membantu unpad dalam mencapai Misi dan Visinya.

Your email address will not be published. Required fields are marked *

*